Gestão de Contactos

A gestão de contactos para organizações sem fins lucrativos (OSFL) refere-se ao processo de organização e manutenção de informações rigorosas e atualizadas sobre doadores, voluntários, membros e outras pessoas que tenham qualquer tipo de interação com a organização. Este processo envolve a recolha, armazenamento e análise de dados referentes a estes contactos para melhor entender os seus interesses, preferências, histórico de doações, entre outros aspetos.

Uma gestão de contactos eficiente permite às OSFL cultivar e estreitar relações com os seus apoiantes, comunicar de forma mais eficiente e eficaz e, consequentemente, cumprir a sua missão. Com um sistema de gestão de contactos bem organizado, as OSFL conseguem personalizar os seus esforços de divulgação, acompanhar o envolvimento e o histórico de doações e segmentar o seu público para o envio de comunicações direcionadas.

A Gestão de Contactos criada para OSFL envolve normalmente a utilização de um sistema de Gestão de Clientes (CRM), também conhecido como Gestão de Relação com o Cliente, que permite às organizações centralizar e organizar os seus dados de contacto, automatizar fluxos de trabalho e obter informações através de relatórios e análises. Muitos dos sistemas de CRM concebidos para OSFL incluem também funcionalidades específicas para a angariação de fundos, como formulários de donativos online, marketing por correio eletrónico e gestão de eventos.

A gestão eficiente dos contactos é uma necessidade básica de qualquer OSFL. É por isso que muitas delas recorrem ao CiviCRM – um sistema de gestão de contactos de código aberto que permite às OSFL organizar facilmente a informação e coordenar atividades (CiviEvent) com as pessoas constantes da sua base de dados. Mas se o que procura de facto é um pack integral, deve considerar a utilização do CiviMember – a solução de gestão de contactos ‘tudo em um’ para OSFL.

O CiviMember é uma extensão do CiviCRM que disponibiliza uma base de dados completa com todas as informações dos seus contactos, permitindo-lhe criar e manter facilmente os perfis de membros num único local. Isto inclui informações de contacto, nomeadamente, nomes, e-mails e números de telefone, assim como registos de eventos e de membros, histórico de comunicações e informações de pagamento (se utilizar o CiviCRM para donativos recorrentes). O CiviMember
também fornece segmentação automática de membros para que possa criar e visar rapidamente listas segmentadas, aumentando assim a eficácia das suas campanhas.

• Registo Único: Já não terá de recorrer a vários sistemas para obter uma visão global do nível de envolvimento dos seus contactos/membros com a sua organização.
• Registo Automático das Interações: Uma vez que o CiviCRM vem integrado com um sistema de envio de emails em massa, contribuições online, registos de eventos, gestão de membros e muito mais, as transações são automaticamente registadas em cada ficha de contacto e ficam disponíveis para relatórios e futuras ações.
• Acompanhamento e Estreitamento das Relações: Ao agrupar contactos de acordo com o nível de inter-relação, grupos e etiquetas, poderá identificar, acompanhar e atuar na rede de
  interação existente entre os seus contactos/membros e a sua organização

Em última análise, o CiviMember oferece todas as vantagens de um sistema de gestão de contactos personalizável e de código aberto, com a conveniência adicional de ligação a outros sistemas. Foi concebido para poupar tempo e organizar facilmente as informações de todos os seus contactos num único local, o que o torna a solução ‘tudo em um’ perfeita para qualquer organização sem fins lucrativos.

Para atingir os seus objetivos no mundo digital de hoje, as OSFL têm de ser organizadas, eficientes e bem-sucedidas. É por isso que muitas delas recorrem já ao CiviCRM e à Gestão de Contactos como uma ferramenta de ajuda para essa missão.

O CiviCRM é um sistema de código aberto de gestão de clientes que ajuda as OSFL a gerir eficazmente os seus inscritos/membros, donativos, comunicações e muito mais. Ao utilizar o CiviCRM, a sua organização conseguirá facilmente organizar e manter qualquer informação
relacionada com a interação mantida com os seus apoiantes, parceiros, membros, pessoas interessadas e muito mais. São inúmeras as vantagens de usar o CiviCRM na sua OSFL, além de que, à medida que ela vai crescendo, o CiviCRM vai acompanhando todos os contactos e fornecendo o necessário apoio complementar.

O CiviCRM permite que as organizações armazenem automaticamente todos os dados de cada contacto num único local, criando assim um registo unificado e integral para cada inscrito/membros.

• Um número praticamente ilimitado de campos personalizados permite que os utilizadores acompanhem todos os dados que necessitem de identificar e de os usar para a execução de relatórios: Uma das características mais importantes do CiviCRM é a sua capacidade de rastrear um número praticamente ilimitado de campos personalizados. Isso permite às organizações sem fins lucrativos recolher e apresentar relatórios sobre dados específicos dos quais necessitem para compreender os seus inscritos/membros e adaptar as suas estratégias de divulgação em conformidade com as conclusões obtidas. Por exemplo, uma OSFL pode acompanhar o status de cada um dos seus contactos, os seus interesses de voluntariado, histórico de doações e preferências de interação, tudo isso centralizado num único local.
• Os dados detalhados das preferências de comunicação permitem-lhe interagir com os seus inscritos/membros da forma mais cómoda para eles: O CiviCRM oferece
  preferências de comunicação detalhadas que permitem que as OSFL se comuniquem com seus inscritos/membros da maneira que for mais confortável para eles. Isso inclui preferências de e-mail, como opções de opt-in ou opt-out, bem como preferências de comunicação por via de correio convencional e via telefónica. Esta funcionalidade permite às OSFL contactar os destinatários de uma forma que respeita as preferências destes e ajuda a criar um sentimento de confiança e envolvimento.
• Tipos de atividade personalizados permitem-lhe especificar interações que sejam exclusivas da sua organização ou grupo: Os tipos de atividade personalizados do CiviCRM permitem às OSFL especificar interações que sejam exclusivas da sua organização ou grupo. Por exemplo, uma OSFL pode controlar as horas de voluntariado, a participação em eventos ou ações específicas realizadas por um contacto no seu website. Essa funcionalidade permitirá às organizações ter uma visão mais detalhada do envolvimento dos seus contactos com a organização e ajuda a informar as suas estratégias de divulgação e envolvimento.
• A importação e exportação de dados dos contactos é fácil e flexível: O CiviCRM facilita o processo de importação/exportação de dados, permitindo assim às OSFL importar e exportar dados dos contactos de forma flexível e personalizável. Com isso, as OSFL conseguem atualizar rápida e facilmente a sua base de dados com a adição de novos contactos, ou exportarem dados para serem utilizados em relatórios ou para fins de divulgação. O sistema suporta diferentes tipos de ficheiros, incluindo CSV e Excel, facilitando desse modo a importação de dados de outros sistemas.
• Os campos múltiplos de morada, e-mail e número de telefone permitem-lhe contactar as pessoas onde quer que estejam: O suporte do CiviCRM para campos múltiplos de morada, e-mail e número de telefone permite às OSFL chegarem aos seus contactos onde quer que estejam. Isso é particularmente útil no caso de OSFL com inscritos/membros fora do país, uma vez que lhes permite capturar e rastrear informações de contacto em vários locais. Além disso, esta funcionalidade permite às OSFL comunicar com os seus contactos da forma mais cómoda para estes últimos.