Qu’est-ce que la gestion de dossiers pour des organismes à but non-lucratif?
La gestion des dossiers pour les organismes à but non-lucratif (OBNL) est un processus par lequel un OBNL fournit du soutien et de l’aide aux personnes ou aux familles dans le besoin. L’objectif de la gestion des dossiers est d’aider les personnes ou les familles à atteindre leurs objectifs, qu’ils soient liés à la santé, à l’éducation, à l’emploi, au logement ou à d’autres domaines de la vie.
La gestion des dossiers comprend généralement une évaluation des besoins et de la situation de la personne, l’élaboration d’un plan personnalisé pour répondre à ces besoins, et la prestation d’un soutien et d’une surveillance continus pour aider la personne à atteindre ses objectifs.
Les OBNL qui fournissent des services de gestion des dossiers peuvent travailler avec un large éventail de populations, y compris celles qui sont en situation d’itinérance, celles qui ont des problèmes de santé mentale ou de toxicomanie, ou celles qui sont à faible revenu ou autrement marginalisées. Les gestionnaires des dossiers peuvent fournir une variété de services, comme aider les clients à accéder aux soins de santé, à trouver un logement, à s’inscrire à des programmes d’éducation ou à obtenir une formation professionnelle et un emploi.
En plus de fournir des services directs aux clients, les OBNL qui offrent la gestion des dossiers peuvent également travailler avec d’autres organisations communautaires, organismes gouvernementaux ou fournisseurs de soins de santé pour coordonner les soins et s’assurer que les clients reçoivent le soutien dont ils ont besoin pour réussir.
Pourquoi les OBNL devraient-ils utiliser CiviCRM et quels sont les avantages de la gestion des dossiers pour les OBNL?
CiviCRM est une solution GRC (Gestion de la relation client) puissante et flexible conçue spécifiquement pour les OBNL, offrant une multitude de fonctionnalités et d’outils conçus pour aider à gérer les coordonnées, les dons, les événements, etc. CiviCRM peut aider les OBNL à gérer leurs relations avec les constituants, à suivre les dons et les collectes de fonds,
et à rationaliser leur prestation de services. L’une des principales caractéristiques de CiviCRM est son outil de gestion des dossiers, qui permet aux OBNL de suivre et de gérer les interactions avec leurs constituants.
Voici quelques-uns des avantages de la gestion des dossiers pour les OBNL :
- Une meilleure prestation de services : La gestion des dossiers permet aux OBNL de suivre et de gérer les demandes de services de leurs constituants. À partir de types de cas et de champs personnalisés, les OBNL peuvent garantir que toutes les demandes sont traitées en temps opportun et de manière acceptable.
- Expérience personnalisée : En intégrant la gestion des dossiers à d’autres outils CiviCRM, tels que la gestion des adhésions, les OBNL peuvent offrir une expérience plus personnalisée à leurs membres. Des suivis peuvent être conservés sur les antécédents du dossier et le statut de membre de chaque individu, ce qui permet un aperçu complet de leur implication dans l’organisation.
- Suivi des mesures de performance : La gestion des dossiers permet aux OBNL de suivre les statistiques de performance et de créer des rapports pour examiner leur effet. Cela aide les organisations à découvrir des endroits pour le développement et à améliorer leur prestation de services.
- Séquence personnalisable : L’outil de gestion de dossiers de CiviCRM est personnalisable pour répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation. Les séquences peuvent être personnalisés pour correspondre aux processus existants de l’organisation, et les dossiers peuvent être attribués au personnel ou aux bénévoles.
Qu’est-ce que CiviCase?
CiviCase est un outil de suivi et de gestion des séquences d’interactions entre les personnes de votre organisation et les contacts dans CiviCRM. C’est semblable à un système de gestion de dossiers. En plus de suivre et de gérer les interactions de votre organisation avec les clients ou les constituants, CiviCase peut également vous aider à gérer les interactions internes de l’organisation.
De plus, CiviCase s’intègre à d’autres composants de CiviCRM, tels que contacts et activités, fournissant une vue complète de chaque dossier et de sa relation avec les constituants, les interactions et les engagements.
Les dossiers sont utilisés pour suivre des interactions complexes ou des processus de communication. Un dossier peut être utilisé pour :
- Suivre une séquence spécifique ou un ensemble de procédures qui doivent être suivies et qui impliquent plusieurs différentes personnes dans votre organisation : CiviCase permet OBNL de suivre des séquences ou des procédures spécifiques qui impliquent plusieurs étapes et différents membres du personnel. Les organisations peuvent créer leurs propres séquences avec CiviCase. Ils relient chaque cas aux étapes, aux tâches et aux activités qui doivent se produire. Les employés voient l’évolution du dossier, connaissent les étapes suivantes et s’assurent que tout le monde suit la séquence de la même façon.
- Permettre au personnel de gérer et de suivre les interactions tout en évitant la double-saisie : CiviCase aide les membres du personnel à gérer et à suivre efficacement les interactions liées à un dossier spécifique. Dans un dossier, le personnel peut enregistrer des activités telles que des appels téléphoniques, des courriels, des réunions ou toute autre forme de communication avec les constituants ou les intervenants. En centralisant ces informations dans CiviCase, les membres du personnel peuvent facilement consulter l’historique complet des interactions et éviter le dédoublement des efforts. Cela garantit que toutes les personnes impliquées dans un dossier ont accès aux informations les plus à jour et les plus pertinentes, ce qui améliore la collaboration et la prise de décisions.
- Automatiser des tâches de rappel et planifier les activités de suivi : Avec CiviCase, la tâche de mémoriser et de planifier les activités de suivi est automatisée. Les membres du personnel peuvent définir des rappels et des notifications dans un dossier pour s’assurer que les actions ou les délais importants ne sont pas manqués. Planifier, par exemple, s’il y a des rappels, pour faire un suivi auprès d’un constituant, accomplir une tâche ou atteindre un jalon précis. Ces rappels automatisés aident le personnel à rester organisé et à s’assurer que les cas sont gérés efficacement dans les délais définis. En automatisant ces tâches, CiviCase contribue à améliorer la productivité et réduit le risque que des activités importantes soient négligées.
L’utilisation de CiviCRM avec la gestion des dossiers peut être un excellent moyen d rationaliser la gestion des dossiers et de simplifier les opérations pour vos OBNL. Si vous êtes à la recherche d’un système GRC supérieur, CiviCRM vaut certainement la peine d’être considéré.
