Créer une application flexible et conviviale pour les membres d’une organisation à but non lucrative grâce à la plateforme No Code de CiviCRM et WordPress

L’organisation associative souhaitait disposer d’un système d’information intégré pour :

• La gestion des événements : gratuits ou payants, publics ou réservés aux membres
• Les envois en masse : newsletters, événements, etc.
• Un réseau social privé afin de favoriser la communication et le réseautage entre les membres
• Recrutement de nouveaux membres : 100 membres sont cooptés chaque année via un processus comprenant des entretiens
  Une application Front-End connectée pour les membres avec des fonctionnalités spécifiques : interface graphique moderne, réactive, facile à maintenir, évolutive, etc.
  La possibilité d’avoir différents rôles : différents ensembles de fonctionnalités, accès connecté WordPress, différentes configurations Back-End
  L’organisation souhaitait une solution largement adoptée, pérenne et flexible basée sur WordPress.

WordPress : site web et environnement connecté, rôles WordPress/CiviCRM.
Plugin WordPress BuddyPress pour le réseau social privé, plugin de gestion de la documentation, plugin WordPress/CiviCRM Sync.
CiviCRM et plateforme No Code avec CiviCRM SearchKit/Formbuilder, pour le front-end et le back-end.

CiviCRM et le site web sont hébergés par Symbiotic Coop.
INOEDE Consulting a réalisé la mise en œuvre : conception, paramétrage No Code, migration. INOEDE assure également la maintenance de la solution…

Tous les composants principaux sont utilisés :

• Gestion des contacts : activités, groupes, contacts, …
• Envois en masse : CiviMail et Mosaico
• Adhésions : CiviMember
• Événements : CiviEvent (utilisation de modèles d’événements, rappels programmés, …)
• Contributions (frais d’inscription à des événements, adhésions, dons) : CiviContribute, Stripe Payment Processor
• Gestion des dossiers (principalement pour le recrutement) : CiviCase
• CiviRules : pour diverses automatisations

Les extensions supplémentaires sont principalement les suivantes : Événements réservés aux membres, Editeur de mise en page de la fiche contact, Actions sur les listes, Champs pour les activités, Reçus fiscaux, RGPD, Affichage de cartes, Synchronisation des groupes avec les rôles WordPress, etc.

Elle est utilisée par 500 membres. Elle est construite avec Searchkit/Formbuilder.
La présentation « responsive » est principalement assurée avec des affiches de « tuiles » : événements, contributions financières, adhésions, etc.

Les fonctionnalités de base sont les suivantes :

• Mise à jour du profil : photo, compétences, parcours, adresses/e-mails/numéros de téléphone, etc.
• Annuaire et carte
• Calendrier des événements : lieux, liens de vidéoconférence, inscription (gratuite ou payante, publique ou réservée aux membres), annulation, participants, etc.
• Cotisations : factures, reçus fiscaux
• Adhésions : renouvellement en ligne
• Gestion des documents avec autorisations

Et des fonctionnalités fournies à différents rôles :

• Environ 50 membres sont autorisés à créer, mettre à jour des événements et gérer la participation des participants sur le front-end.
• Environ 60 membres participent au processus de recrutement :
• Planification des entretiens, retour d’information
• Informations sur les candidats
• Suivi des nouveaux membres
• Environ 100 membres peuvent offrir leurs services en tant que managers de transition. Une plateforme est à la disposition des entreprises/contacts intéressés.
• Environ 400 membres ont accès à certains services de documentation
• Environ 70 membres peuvent consulter certains rapports spécifiques

Les fonctionnalités du réseau social sont les suivantes :

• Mur, posts (comme Facebook)
• Différents rôles : membres du groupe, administrateurs
• Gestion des documents
• Messagerie

Il existe une synchronisation bidirectionnelle avec CiviCRM (groupes, administrateurs de groupes).

Un nombre très limité de personnes (occupant différentes fonctions) sont autorisées à accéder au back-end de CiviCRM :

• Recrutement :
  • Gestion du recrutement
  • Création d’entretiens : plus de 300 par an avec plus de 50 intervieweurs
• Mailings de masse
• Suivi financier
• Mises à jour du site web
• Gestion d’événements complexes
• …

Il est possible de créer une application entièrement personnalisée grâce à la plateforme No Code Searchkit/Formbuilder.
Associée aux constructeurs de pages WordPress (et aux plugins adéquats), cette plateforme permet d’atteindre les meilleurs standards en termes d’interface graphique et d’expérience utilisateur.

La combinaison d’une plateforme No Code avec la couverture fonctionnelle native très complète de CiviCRM (pour les organisations à but non lucratif) est unique. On n’a pas, ainsi, besoin de reconstruire les fonctionnalités (adhésions, événements, …) à partir de zéro (comme on le ferait avec des outils No Code génériques) et on dispose toujours d’une grande flexibilité.

Enfin, la communauté CiviCRM est très réactive et bienveillante. Le produit évolue très rapidement.

L’organisation étudie actuellement la possibilité de migrer vers l’outil de communication Open Source Mattermost. Les fonctionnalités de synchronisation sont en cours de test, ainsi que les liens d’intégration.