Autor: Carlota Conceição

Esta entrada ha sido elaborada por
bgm – miembro de la comunidad CiviCRM y del Core Team..

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¿No tienes tiempo para leerlo todo? Aquí tienes un resumen rápido…

Fuente de la imagen: Pexels.

Cada año, las organizaciones sin fines de lucro se suscriben a Salesforce esperando una solución potente y asequible, solo para descubrir poco a poco el costo real. No solo en dólares, sino también en horas de consultoría, capacitación del personal y la creciente certeza de que cambiar de plataforma costaría aún más. Esta publicación trata sobre lo que se debe considerar antes de tomar esa decisión.

La competencia es sana, nos impulsa a todos a mejorar y queremos que las organizaciones encuentren las mejores herramientas. Sin embargo, en los 21 años desde que CiviCRM comenzó a prestar servicios a organizaciones sin fines de lucro, hemos visto a demasiadas caer en la trampa del marketing atractivo, en funciones costosas que nunca se utilizan por su excesiva complejidad, lo que las deja atrapadas en un contrato costoso a largo plazo. Por eso, hablemos claro sobre el elefante blanco que está en la habitación: Salesforce.

En este caso, no tengo reparos en decirlo. Salesforce se ha convertido en un gigante, al menos en Estados Unidos. Tiene buenas funciones y su marketing es imbatible. CiviCRM y Salesforce son soluciones muy diferentes, pero a menudo se comparan. Quería aprovechar esta oportunidad para destacar algunas diferencias.

Aclaración: Llevo 20 años trabajando con CiviCRM y he migrado organizaciones de Salesforce a CiviCRM. Además, tengo un familiar cercano que trabaja en una organización sin ánimo de lucro que utiliza Salesforce. Él contribuyó a esta publicación, al igual que algunos socios de CiviCRM que trabajan con ambas plataformas.

Podemos decir, con modestia, que CiviCRM compite bien con Salesforce en el sector de las organizaciones sin ánimo de lucro, pero no en lo que respecta al marketing. No somos una empresa multimillonaria respaldada por grandes inversores que deba rendir cuentas a sus accionistas. Somos cientos de organizaciones que colaboran. Algunas son organizaciones que utilizan CiviCRM, otras son proveedores de servicios profesionales asociados y otras son voluntarios. Contamos con algunas fuentes de financiación modestas, incluyendo socios, donantes y proveedores de pago. La mayor parte del dinero se destina al desarrollo, no al marketing. Como la mayoría de las organizaciones sin ánimo de lucro, queremos que su dinero tenga el mayor impacto posible.

Para muchas organizaciones sin fines de lucro, CiviCRM puede cubrir la gran mayoría de las necesidades diarias de CRM, recaudación de fondos, gestión de membresías y eventos a una fracción del costo total de una solución basada en Salesforce. La colaboración puede llevar más tiempo, pero juntos llegamos más lejos. Si bien muchas startups han surgido y desaparecido, CiviCRM sigue presente e innovando 20 años después.

También somos totalmente honestos. ¿Tiene CiviCRM la mejor interfaz de usuario? Quizás no, pero está diseñada con la participación real de los usuarios. Las organizaciones deben tener en cuenta que las plataformas propietarias pueden generar costos de cambio que dificultan las migraciones futuras. La IA, por ejemplo, debe ser opcional y estar controlada por su organización.

La elaboración de presupuestos puede ser compleja, ya que los costos suelen depender de una combinación de la cantidad de usuarios, productos, complementos y aplicaciones de terceros. A medida que las organizaciones crecen o adoptan funcionalidades adicionales, los costos pueden aumentar de maneras difíciles de predecir durante la adquisición inicial. Si su organización tiene un mal año, podría verse obligada a tomar la difícil decisión de perder el acceso a sus datos.

Además de las licencias y los costos de alojamiento, necesitará consultores. Puede que le digan que no los necesitará, pero sí los necesitará. Es una plataforma compleja y en constante evolución. Incluso si existen algunos componentes «sin código», son complejos y requieren capacitación o consultores.

Un mito común es que Salesforce es gratuito para organizaciones sin fines de lucro. Si bien la anterior solución de Salesforce para organizaciones sin fines de lucro, NPSP (Nonprofit Success Pack), y su solución actual, NPC (Nonprofit Cloud), permiten 10 licencias gratuitas, a diferencia de CiviCRM, no puede comenzar a aceptar donaciones en línea, membresías o registros de eventos sin agregar herramientas adicionales. Esto aumenta la complejidad y el costo, ya que todas estas herramientas complementarias tienen costos de suscripción o comisiones de transacción más altas.

En resumen, si tiene dificultades con Salesforce, le dirán que necesita invertir más. Tal o cual componente le ayudará, pero a un costo adicional. Será un dilema de costos irrecuperables: ¿seguir invirtiendo dinero con la esperanza de que funcione eventualmente o asumir las pérdidas?

Salesforce ofrece permisos extremadamente detallados y un amplio ecosistema de integraciones con terceros. Si bien esta flexibilidad es poderosa, también puede aumentar la complejidad administrativa. Las organizaciones sin experiencia especializada pueden tener dificultades para auditar de forma consistente los controles de acceso y las integraciones.

Por ejemplo, cuando una fuga de datos afectó a más de 40 clientes de Salesforce en 2025, desde AirFrance-KLM hasta Home Depot e IKEA, Salesforce culpó a sus clientes, en lugar de a la complejidad de sus sistemas. (Véase: artículo de TechCrunch y análisis de Fortra.com)

También existen preocupaciones sobre cómo Salesforce utiliza los datos de los clientes para entrenar a Einstein y Agentforce.  Salesforce ha publicado una sección de preguntas frecuentes que aborda estas preocupaciones, pero los detalles están ocultos en la letra pequeña y los subtítulos son algo engañosos.

Más allá de los incidentes a nivel del proveedor, vale la pena considerar la seguridad del software en sí. El software propietario suele tener actualizaciones periódicas para «mantenimiento general y correcciones de estabilidad». CiviCRM adopta un enfoque diferente, publicando informes de seguridad detallados. Si esto es más o menos seguro que el software propietario es discutible, pero la transparencia es indiscutible. Usted y su proveedor de software pueden comprender y controlar mejor el impacto en sus datos. Además, CiviCRM Standalone (una versión que se ejecuta sin un CMS independiente) reduce la superficie de ataque al mantener una pila de software simple.

¿Quién controla realmente los datos de sus donantes? Es una pregunta que la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro no se hacen hasta que es demasiado tarde. Elegir el CRM adecuado no es solo una decisión técnica. Es una cuestión de soberanía organizacional.

¿Es CiviCRM diferente? Sin duda. Con CiviCRM, usted es dueño de sus datos. Puede alojarlos donde quiera y usted controla quién puede acceder a ellos. ¿No es un experto? No hay problema, contamos con una amplia gama de expertos, muchos de ellos radicados en su jurisdicción, ya sea Estados Unidos, Europa o cualquier otro lugar. Además, la organización estará invirtiendo localmente, en su economía local, en el talento local y en una comunidad cuyos intereses y valores probablemente coincidan con los suyos.

Las grandes empresas tecnológicas tienen cada vez más influencia en los debates sobre políticas públicas, y sus ejecutivos suelen ser noticia por sus declaraciones políticas. Independientemente de si comparte o no estas opiniones, esto nos recuerda que cuando la infraestructura crítica depende de un único proveedor, su organización se ve afectada en última instancia por decisiones y prioridades que no controla. (Véase: artículo de The Verge).

Salesforce puede ser la opción adecuada para algunas organizaciones. Pero antes conviene comprender los costos a largo plazo, las dependencias y las implicaciones de gobernanza. Un CRM no es solo un software. Se convierte en parte de la infraestructura de su organización. La decisión que tome hoy puede determinar sus operaciones, presupuesto y flexibilidad durante la próxima década.

Elegir CiviCRM, es más que comprar un producto, tampoco es que la organización sea el producto. Es unirse a una comunidad que, de forma colectiva, desarrolla y gestiona el software del que depende. Le puede contribuir con código, contratar a un socio local o simplemente elegir dónde se almacenan tus datos. Es formar parte de algo creado para las personas, no para los accionistas.

¿Asociarse o no asociarse? Esa es la cuestión… La asociación tiene muchos significados: laboral, sentimental, familiar o comercial. Pero una pregunta recurrente en las reuniones con embajadores y nuevos clientes es: ¿qué significa realmente trabajar con un socio de CiviCRM?

Probablemente ya entiendas que el software de código abierto es gratuito. Sin embargo, como alguien dijo una vez, es tan gratuito como un gatito: necesita ser alimentado y cuidado, y ese es el papel del socio con tu CiviCRM.

Un socio ofrece un servicio personalizado que requiere habilidad y experiencia; es como el veterinario con el gatito. El socio puede adaptarse a cualquier situación y hacer que CiviCRM funcione para ti.

Puede que empieces desde cero, que ya uses CiviCRM pero no de forma eficiente y necesites asesoramiento, o que quieras migrar desde tus hojas de cálculo, CRM de gestión de donantes u otras herramientas desconectadas. Quizás necesites un sistema a medida que hasta ahora solo existía en tu cabeza y que actualmente utiliza muchas hojas de cálculo, y necesitas consolidar toda esa información para tener una visión clara de los datos de tus donantes.

• Los socios necesitarán una reunión inicial que puede incluir un cuestionario; esto les permitirá comprender el tamaño de tu sistema, para qué lo usas y qué quieres lograr, y también les ayudará a empezar a pensar en la inversión necesaria para conseguir tus objetivos. Puede que necesites una mayor personalización o utilizar las funciones estándar.
• Una vez que hayan tenido la reunión inicial y comprendan claramente cómo quieres usar el sistema, podrán elaborar una propuesta que detalle las distintas etapas y los costes preliminares.

Esta etapa es esencial para cualquier proyecto y le brinda al socio tiempo para evaluar eficazmente las necesidades de su organización y, si ya cuenta con un sistema, determinar qué aspectos de su sistema actual funcionan y cuáles no.

La etapa de descubrimiento puede durar entre una semana y un mes para determinar la mejor solución. Puede formar parte del proceso de ventas o ser un servicio de descubrimiento pagado. Este último incluye la configuración de una demostración, la realización de entrevistas con usuarios y la definición de los requisitos funcionales para obtener resultados concretos. El resultado: ¡una hoja de ruta para el éxito!

La etapa de descubrimiento es fundamental. Una planificación y reflexión cuidadosas de los resultados esperados determinarán el alcance, los plazos de las siguientes etapas y el costo.

Relacionado: Consejos para la relación: Cómo encontrar y contratar al mejor proveedor de CiviCRM para su organización

Según el tamaño de su organización, esta etapa debe dividirse en fases. Esto podría incluir poner en marcha tu CiviCRM rápidamente con funcionalidades listas para usar, mediante:

• Importación de datos que ya tienes
• Creación de formularios, ya sean complejos o sencillos
• Configuración del portal de miembros
• Quizás tengas necesidades muy específicas, como la integración de WhatsApp para los eventos de tus miembros. Muchos de los socios han contribuido al desarrollo y mantenimiento de las extensiones que deseas usar, lo que significa que recurres a expertos para implementar eficazmente sus creaciones; una gran ventaja del código abierto.
• Capacitación para familiarizarte con las opciones de configuración y las tareas diarias, de modo que todos utilicen tu sistema de manera eficiente.

Este es el cuidado de tu CiviCRM: el alojamiento garantiza que todos tus datos se mantengan seguros, protegidos y actualizados según las actualizaciones de seguridad (2-4 veces al año). Monitoreo del sitio en caso de que se caiga y gestión de correos electrónicos masivos. El costo del alojamiento depende de la demanda que le hagas a tu CiviCRM.

Con el tiempo, es posible que decidas que tienes nuevas necesidades; tu CiviCRM crecerá y crecerá. Esto es algo en lo que tu socio también puede ayudarte, y el desarrollo de tu CiviCRM se ve influenciado por ello.

Lo mejor de las alianzas, en cualquiera de sus formas, es que pueden cambiar y son flexibles. Si no estás con el socio adecuado, puedes cambiar y llevarte tus datos.

A continuación, se detallan los diferentes criterios para elegir un socio:

• Por país, lo que ayuda a comprender tu idioma y cultura (cómo haces negocios).
• Por tipo de socio (el tamaño del socio determinará si puede satisfacer tus necesidades).
• Por Spark: podrías usar la instancia de CiviCRM Spark y solo necesitar ayuda para importar tus datos y configurar todos tus formularios correctamente.
• Por CiviAcademy: un recurso sólido para la formación interna o el aprendizaje continuo de componentes y herramientas comunes que puedes usar en CiviCRM. Algunos socios ofrecen este servicio de forma gratuita.

Agencia

Las agencias de CiviCRM son los proveedores de servicios más grandes y suelen contar con varios desarrolladores e implementadores en su equipo. Reúnen diversas habilidades para ofrecer una gama completa de servicios relacionados con CiviCRM a organizaciones de mayor tamaño. Tienen la capacidad y la estructura para dar soporte a los proyectos más complejos y a gran escala.

Implementador

Los implementadores de CiviCRM suelen ser organizaciones medianas con amplia experiencia. Son idóneos para gestionar simultáneamente implementaciones pequeñas y proyectos complejos. Además, pueden escalar su capacidad de forma eficiente colaborando con otros socios, lo que les permite ser flexibles y adaptables a las necesidades cambiantes de los proyectos.

Profesional

Los profesionales de CiviCRM son proveedores más pequeños con habilidades especializadas y una oferta de servicios específica. Ofrecen soporte altamente personalizado y son ideales para organizaciones con necesidades claramente definidas y proyectos de menor envergadura.

¡Todos son expertos en CiviCRM!

Por ejemplo: puede que tengas un pequeño proyecto o una organización benéfica y quieras usar la integración de WhatsApp para tus eventos, ya que la consideras esencial. Podrías buscar un socio implementador y desarrollador activo que te ayude a lograr esa integración esencial.

En definitiva, para el crecimiento y desarrollo de tu plataforma CiviCRM, es sorprendente la gran cantidad de socios disponibles que pueden brindarte soporte para tus necesidades de CiviCRM y contribuir al crecimiento de tu organización.

Esta publicación fue producida por
Josh Gowans, del equipo central de CiviCRM, y editada por Allen Shaw, de Joinery. ¿Estás explorando CiviCRM y quieres saber más?

Atrás en el año 2015, cuando empecé con CiviCRM, el lema de la marca era «Cultivando y Manteniendo Relaciones». Todavía se puede ver ocasionalmente.

Un año o dos después, empezamos a experimentar con diferentes lemas, uno de los cuales era  «Sé dueña de tus datos. Se dueña de tu impacto». Me gustó especialmente este, ya que reflejaba la esencia de una característica clave de CiviCRM: La Soberanía de Datos.

Pero, por muy profético que fuera en su momento, no prosperó.

Avanzamos hasta 2025 y el término «soberanía de datos» está recibiendo mucha más atención en el mundo tecnológico, por varias razones.

La primera; hay una creciente preocupación de que las grandes corporaciones tecnológicas estén inevitablemente entrelazadas con las estructuras de poder gubernamentales; y dependiendo de quién ostente ese poder gubernamental en un momento dado, diversos grupos comienzan a sentirse muy preocupados por esa interacción.

La segunda es, y creo que es bastante seguro decirlo; un conjunto de serias preocupaciones sobre el crecimiento desenfrenado de la inteligencia artificial.

Podríamos considerarlas como preocupaciones separadas, pero creo que tienen algo muy importante en común: el riesgo de que se traicione la confianza.

Me explico.

Durante años, las grandes empresas tecnológicas nos han vendido un sueño en el que su tecnología mejora nuestras vidas, siempre y cuando confiemos en ellas lo suficiente como para permitir que sus productos se conviertan en el centro de nuestra vida cotidiana. Gestionan todos los detalles (y nuestra información personal); Disfrutaremos de la comodidad y la facilidad; asumiendo que nuestros datos nunca serán utilizados indebidamente en nuestro detrimento.

De esa confianza hablo. Esa confianza corre el riesgo de ser traicionada.

En Estados Unidos, donde la mayoría de estas empresas tienen su sede, han demostrado su disposición a adaptar sus políticas y procedimientos a las exigencias de quienquiera que esté al mando del gobierno en un momento dado. El poder del gobierno federal, y del Poder Ejecutivo en particular, para ejercer presión sobre estas empresas es simplemente asombroso, bajo cualquier administración.

En los años en que usted o yo apoyamos personalmente al presidente estadounidense en ejercicio, puede parecer fácil desestimar las acusaciones de abuso del poder ejecutivo, creer que la intromisión del gobierno en las actividades de las grandes tecnológicas es aceptable, o incluso necesaria.

Pero en los años en que creemos que el presidente es, en esencia, un incompetente que abusa del poder, dicho control se vuelve muy preocupante. Y, por desgracia, no siempre nos salimos con la nuestra a la hora de elegir al próximo presidente. Pero dejemos de lado por un momento la preocupación por el «abuso de poder gubernamental». Supongamos que ningún gobierno querría interferir en el funcionamiento de las grandes corporaciones tecnológicas. ¿Acaso confiaríamos entonces en que actuarán solo para beneficiarnos? Seguramente esperaríamos que siguieran intentando alguna cosa que nos perjudique:

• Promoción de tecnologías para uso bélico;
• Influencia en el discurso público distorsionando la información histórica y factual para favorecer sus propios intereses;
• Fomento de conductas adictivas entre usuarios de todas las edades;
• Remuneración abusiva e injusta entre ejecutivos y empleados;
• Escribe aquí lo que quieras, seguro se te ocurre algún uso indebido de tus datos

Así que no se trata de si estamos de acuerdo con los que mandan en ese momento. Tarde o temprano, podemos esperar que las grandes corporaciones tecnológicas empezarán a hacer cosas que no queremos con los datos que les hemos proporcionado.

Por muy triste que sea, ver a empresas tan innovadoras ceder ante las inevitables presiones de la avaricia, me dan ganas de decir… ¡ejem… gracias!

Durante décadas, la comunidad del software de código abierto ha luchado por justificar su existencia frente al software propietario y su enorme influencia. Pero ahora, las grandes tecnológicas nos están ayudando a defendernos.

Porque si quieres transparencia total y control total sobre tu infraestructura tecnológica, las grandes tecnológicas lo dejan claro: no quieres que estén a cargo.

En cambio: tienes que ser dueño de tus datos.

Y eso es exactamente lo que obtienes con las soluciones de código abierto: control total de los datos, las funciones y la infraestructura que impulsan tus sistemas.

Si, por otro lado, no te importa que las grandes tecnológicas absorban tus datos y los conviertan en productos de cualquier forma que consideren que beneficiará a sus accionistas, puedes permitírselo. Lo harán con gusto y, a cambio, te darán acceso a algunas funciones prácticas, siempre que también les convenga a ellas.

Solo te pido que primero reconozcas lo que estás cediendo y lo que obtienes a cambio. Estás renunciando al control de tus sistemas y datos; no solo a la posibilidad de usarlos como desees, sino también a la de evitar que otros abusen de ellos a su antojo. Simplemente no tienes ni idea de cómo se están usando, con quién se comparten ni de cómo podrían usarlos en tu contra cuando el régimen (político o corporativo) al que están sometidas las grandes tecnológicas se vuelva en tu contra. Eso es lo que estás cediendo. Y a cambio, obtienes… bueno, comodidad.

No es un trato que recomendaría a nadie. Por eso estoy totalmente a favor de CiviCRM de código abierto y otras soluciones que promueven la verdadera soberanía de los datos. Por eso espero que tú también lo estés.