Esta entrada ha sido elaborada por bgm – miembro de la comunidad CiviCRM y del Core Team..
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¿No tienes tiempo para leerlo todo? Aquí tienes un resumen rápido…
¿Crees que Salesforce es una solución gratuita y fácil para tu organización sin ánimo de lucro? Piénsalo de nuevo. Detrás del marketing llamativo se esconde una serie de honorarios inesperados de consultoría, integraciones complejas y datos bloqueados. Antes de quedarte atrapado en un contrato costoso a largo plazo, analicemos el coste real de propiedad y por qué un enfoque impulsado por la comunidad podría ahorrarte dinero.
Cada año, las organizaciones sin fines de lucro se suscriben a Salesforce esperando una solución potente y asequible, solo para descubrir poco a poco el costo real. No solo en dólares, sino también en horas de consultoría, capacitación del personal y la creciente certeza de que cambiar de plataforma costaría aún más. Esta publicación trata sobre lo que se debe considerar antes de tomar esa decisión.
La competencia es sana, nos impulsa a todos a mejorar y queremos que las organizaciones encuentren las mejores herramientas. Sin embargo, en los 21 años desde que CiviCRM comenzó a prestar servicios a organizaciones sin fines de lucro, hemos visto a demasiadas caer en la trampa del marketing atractivo, en funciones costosas que nunca se utilizan por su excesiva complejidad, lo que las deja atrapadas en un contrato costoso a largo plazo. Por eso, hablemos claro sobre el elefante blanco que está en la habitación: Salesforce.
En este caso, no tengo reparos en decirlo. Salesforce se ha convertido en un gigante, al menos en Estados Unidos. Tiene buenas funciones y su marketing es imbatible. CiviCRM y Salesforce son soluciones muy diferentes, pero a menudo se comparan. Quería aprovechar esta oportunidad para destacar algunas diferencias.
Aclaración: Llevo 20 años trabajando con CiviCRM y he migrado organizaciones de Salesforce a CiviCRM. Además, tengo un familiar cercano que trabaja en una organización sin ánimo de lucro que utiliza Salesforce. Él contribuyó a esta publicación, al igual que algunos socios de CiviCRM que trabajan con ambas plataformas.
Marketing
Podemos decir, con modestia, que CiviCRM compite bien con Salesforce en el sector de las organizaciones sin ánimo de lucro, pero no en lo que respecta al marketing. No somos una empresa multimillonaria respaldada por grandes inversores que deba rendir cuentas a sus accionistas. Somos cientos de organizaciones que colaboran. Algunas son organizaciones que utilizan CiviCRM, otras son proveedores de servicios profesionales asociados y otras son voluntarios. Contamos con algunas fuentes de financiación modestas, incluyendo socios, donantes y proveedores de pago. La mayor parte del dinero se destina al desarrollo, no al marketing. Como la mayoría de las organizaciones sin ánimo de lucro, queremos que su dinero tenga el mayor impacto posible.
Características
Para muchas organizaciones sin fines de lucro, CiviCRM puede cubrir la gran mayoría de las necesidades diarias de CRM, recaudación de fondos, gestión de membresías y eventos a una fracción del costo total de una solución basada en Salesforce. La colaboración puede llevar más tiempo, pero juntos llegamos más lejos. Si bien muchas startups han surgido y desaparecido, CiviCRM sigue presente e innovando 20 años después.
También somos totalmente honestos. ¿Tiene CiviCRM la mejor interfaz de usuario? Quizás no, pero está diseñada con la participación real de los usuarios. Las organizaciones deben tener en cuenta que las plataformas propietarias pueden generar costos de cambio que dificultan las migraciones futuras. La IA, por ejemplo, debe ser opcional y estar controlada por su organización.
Costo de implementación y mantenimiento
La elaboración de presupuestos puede ser compleja, ya que los costos suelen depender de una combinación de la cantidad de usuarios, productos, complementos y aplicaciones de terceros. A medida que las organizaciones crecen o adoptan funcionalidades adicionales, los costos pueden aumentar de maneras difíciles de predecir durante la adquisición inicial. Si su organización tiene un mal año, podría verse obligada a tomar la difícil decisión de perder el acceso a sus datos.
Además de las licencias y los costos de alojamiento, necesitará consultores. Puede que le digan que no los necesitará, pero sí los necesitará. Es una plataforma compleja y en constante evolución. Incluso si existen algunos componentes «sin código», son complejos y requieren capacitación o consultores.
Un mito común es que Salesforce es gratuito para organizaciones sin fines de lucro. Si bien la anterior solución de Salesforce para organizaciones sin fines de lucro, NPSP (Nonprofit Success Pack), y su solución actual, NPC (Nonprofit Cloud), permiten 10 licencias gratuitas, a diferencia de CiviCRM, no puede comenzar a aceptar donaciones en línea, membresías o registros de eventos sin agregar herramientas adicionales. Esto aumenta la complejidad y el costo, ya que todas estas herramientas complementarias tienen costos de suscripción o comisiones de transacción más altas.
En resumen, si tiene dificultades con Salesforce, le dirán que necesita invertir más. Tal o cual componente le ayudará, pero a un costo adicional. Será un dilema de costos irrecuperables: ¿seguir invirtiendo dinero con la esperanza de que funcione eventualmente o asumir las pérdidas?
Seguridad
Salesforce ofrece permisos extremadamente detallados y un amplio ecosistema de integraciones con terceros. Si bien esta flexibilidad es poderosa, también puede aumentar la complejidad administrativa. Las organizaciones sin experiencia especializada pueden tener dificultades para auditar de forma consistente los controles de acceso y las integraciones.
Por ejemplo, cuando una fuga de datos afectó a más de 40 clientes de Salesforce en 2025, desde AirFrance-KLM hasta Home Depot e IKEA, Salesforce culpó a sus clientes, en lugar de a la complejidad de sus sistemas. (Véase: artículo de TechCrunch y análisis de Fortra.com)
También existen preocupaciones sobre cómo Salesforce utiliza los datos de los clientes para entrenar a Einstein y Agentforce. Salesforce ha publicado una sección de preguntas frecuentes que aborda estas preocupaciones, pero los detalles están ocultos en la letra pequeña y los subtítulos son algo engañosos.
Más allá de los incidentes a nivel del proveedor, vale la pena considerar la seguridad del software en sí. El software propietario suele tener actualizaciones periódicas para «mantenimiento general y correcciones de estabilidad». CiviCRM adopta un enfoque diferente, publicando informes de seguridad detallados. Si esto es más o menos seguro que el software propietario es discutible, pero la transparencia es indiscutible. Usted y su proveedor de software pueden comprender y controlar mejor el impacto en sus datos. Además, CiviCRM Standalone (una versión que se ejecuta sin un CMS independiente) reduce la superficie de ataque al mantener una pila de software simple.
Soberanía de datos
¿Quién controla realmente los datos de sus donantes? Es una pregunta que la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro no se hacen hasta que es demasiado tarde. Elegir el CRM adecuado no es solo una decisión técnica. Es una cuestión de soberanía organizacional.
¿Es CiviCRM diferente? Sin duda. Con CiviCRM, usted es dueño de sus datos. Puede alojarlos donde quiera y usted controla quién puede acceder a ellos. ¿No es un experto? No hay problema, contamos con una amplia gama de expertos, muchos de ellos radicados en su jurisdicción, ya sea Estados Unidos, Europa o cualquier otro lugar. Además, la organización estará invirtiendo localmente, en su economía local, en el talento local y en una comunidad cuyos intereses y valores probablemente coincidan con los suyos.
Las grandes empresas tecnológicas tienen cada vez más influencia en los debates sobre políticas públicas, y sus ejecutivos suelen ser noticia por sus declaraciones políticas. Independientemente de si comparte o no estas opiniones, esto nos recuerda que cuando la infraestructura crítica depende de un único proveedor, su organización se ve afectada en última instancia por decisiones y prioridades que no controla. (Véase: artículo de The Verge).
Su voz está presente en la comunidad de CiviCRM.
Salesforce puede ser la opción adecuada para algunas organizaciones. Pero antes conviene comprender los costos a largo plazo, las dependencias y las implicaciones de gobernanza. Un CRM no es solo un software. Se convierte en parte de la infraestructura de su organización. La decisión que tome hoy puede determinar sus operaciones, presupuesto y flexibilidad durante la próxima década.
Elegir CiviCRM, es más que comprar un producto, tampoco es que la organización sea el producto. Es unirse a una comunidad que, de forma colectiva, desarrolla y gestiona el software del que depende. Le puede contribuir con código, contratar a un socio local o simplemente elegir dónde se almacenan tus datos. Es formar parte de algo creado para las personas, no para los accionistas.