Ten post został napisany przez Josha Gowansa z zespołu CiviCRM Core Team, który cały czas rozmawia o cenach z nowymi potencjalnymi użytkownikami. Chcesz dowiedzieć się więcej o CiviCRM?
Szczególne podziękowania dla naszych tłumaczy:
Krótko mówiąc…
Być może najczęstszym pytaniem dotyczącym CiviCRM (i być może oprogramowania open source w ogóle) jest: „Ile to kosztuje?”. To z pozoru proste pytanie często prowadzi do dużego zamieszania, przynajmniej dla przeciętnego użytkownika.
Z jakiegoś powodu, ktoś, gdzieś, kiedyś próbował odpowiedzieć na to pytanie, mówiąc, że jest „darmowe jak piwo”. Od tego momentu sytuacja się pogarszała, pozostawiając użytkowników wciąż zdezorientowanych co do kosztów CiviCRM.
Zapomnijmy o odpowiedzi „darmowe jak piwo” i udawajmy, że nigdy nie padła. Jest po prostu zbyt trudna do wyjaśnienia i zbyt myląca w porównaniu z innymi, dziecinnie prostymi modelami cenowymi. Zresztą, od kiedy to piwo jest darmowe, prawda?
Zamiast tego przejdźmy do sedna kwestii cen w odniesieniu do CiviCRM.
Szybki kurs wyceny CiviCRM
Pierwszą rzeczą, którą należy zrozumieć, jest ta życiowa lekcja, której nauczyła mnie kiedyś moja mama: „Nie ma darmowych obiadów”.
Musisz to wziąć sobie do serca.
Druga rzecz, którą musisz zrozumieć, to fakt, że cena CiviCRM różni się w zależności od tego, jak je wdrożysz i użyjesz. Ceny w dużej mierze pokrywają się z czterema drogami do rozpoczęcia pracy z CiviCRM: Zrób to sam (DIY), CiviCRM Spark, CiviCRM in the Cloud oraz praca z Partnerem.
Porozmawiajmy więc o cenach w odniesieniu do każdej z tych opcji. Ogólnie rzecz biorąc, możemy podzielić ceny na dwie główne kategorie:
Te irytujące opłaty transakcyjne
Zanim przejdziemy do tych ścieżek, chcę wyjaśnić jedną rzecz. Wszelkie ceny wymienione poniżej są niezależne od opłat transakcyjnych, które możesz ponieść, jeśli przetwarzasz płatności za pośrednictwem CiviCRM. Opłaty te są ustalane przez operatora płatności, a nie przez CiviCRM. Nie mamy na nie żadnego wpływu.
CiviCRM to oprogramowanie, które ty lub ktokolwiek inny możecie pobrać za darmo. Wystarczy wejść na stronę https://civicrm.org/download i pobrać plik zip. I już, jest darmowy!
Ale teraz musisz go zainstalować na serwerze internetowym (co wiąże się z kosztem), skonfigurować go tak, aby działał zgodnie z twoimi potrzebami i był bezpieczny (co zajmuje twój czas) oraz regularnie przeprowadzać aktualizacje (co również zajmuje twój czas).
Czas to pieniądz, prawda? (Nie do końca, ale na potrzeby tego wpisu, potraktujemy to w ten sposób).
Spędzisz trochę czasu na prawidłowym skonfigurowaniu i utrzymaniu wszystkiego, aby działało dokładnie tak, jak chcesz.
Jeśli masz pewne doświadczenie techniczne, na przykład potrafisz bez problemu zainstalować WordPressa i wiesz, jak tworzyć kopie zapasowe i odzyskiwać dane, to prawdopodobnie sobie z tym poradzisz. Jeśli „potrafię zainstalować WordPressa” nie jest odpowiednim kryterium, sprawdź tę instalację lub tę instalację CiviCRM Standalone. Jeśli to ma dla ciebie sens, prawdopodobnie poradzisz sobie bez problemu.
Prawidłowa konfiguracja to inna historia. CiviCRM jest niezwykle elastyczny, ale nie zakłada niczego na temat twojej organizacji, jej procesów ani sposobu gromadzenia i zarządzania danymi. Musisz skonfigurować system, aby spełniał te wymagania, a to może zająć trochę czasu. W rzeczywistości jest to prawdopodobnie najbardziej czasochłonny aspekt CiviCRM dla wielu organizacji. Jest to również miejsce, w którym organizacje najczęściej popełniają błędy.
W każdym razie, końcowym rezultatem będzie to, że otrzymasz dokładnie to, czego chcesz, system będzie pod twoją pełną kontrolą, a ty wydasz trochę pieniędzy na hosting (oto lista hostingów, które specjalizują się w CiviCRM dla tych, którzy idą drogą DIY) i zainwestujesz trochę swojego czasu.
Werdykt
Ceny różnią się w zależności od kosztów hostingu i od kosztów twojej własnej pracy związanej z instalacją, utrzymaniem i konfiguracją oprogramowania.
CiviCRM Spark to uproszczona, chmurowa wersja CiviCRM. Opłacasz subskrypcję, a system automatycznie tworzy dla ciebie konto. Całe techniczne utrzymanie, aktualizacje, obsługa poczty itp. są zarządzane za ciebie i wliczone w miesięczną opłatę.
Jednak konfiguracja systemu pod kątem specyfiki twojej organizacji pozostaje po twojej stronie. To ty musisz zdecydować, z których komponentów korzystać i jak dostosować je do swoich potrzeb.
Ceny Spark są bardzo proste; istnieją trzy poziomy, które oferują różne funkcjonalności (szczegóły znajdziesz tutaj). Ceny wyglądają następująco:
Dostępne są również pakiety roczne.
Jedna ważna uwaga: Spark obejmuje „wsparcie społecznościowe”. Oznacza to, że wszystkie zasoby dostępne dla całej społeczności, w tym dobrowolne odpowiedzi od jej członków, są dostępne dla użytkowników Spark, tak jak dla każdego innego użytkownika CiviCRM.
Ceny Spark NIE obejmują płatnego wsparcia. W tym celu powinieneś skontaktować się z odpowiednim partnerem.
Werdykt
Ceny są jasne i oczywiste, wahają się od 15 do 50 USD miesięcznie, jeśli chodzi o techniczną instalację i utrzymanie CiviCRM. Musisz jednak sam zająć się konfiguracją, aby dostosować system do swoich potrzeb.
CiviCRM w Chmurze jest jak Spark, ale na sterydach. Mam na myśli to, że zazwyczaj otrzymujesz system o pełniejszej funkcjonalności. Na przykład może on obejmować CAŁY pakiet CiviCRM (Spark tego nie oferuje), stronę internetową, inny zestaw rozszerzeń, dedykowane wsparcie itp.
Podstawowa oferta jest taka sama, jak w przypadku Spark: wykupujesz subskrypcję, a cała praca techniczna — instalacja, bezpieczeństwo, aktualizacje i utrzymanie — jest załatwiona. Płacisz miesięczną subskrypcję, logujesz się i używasz systemu. To takie proste.
Pamiętaj jednak, że CiviCRM jest bardzo elastyczny i w podstawowej wersji wymaga pewnej konfiguracji, aby pasował do procesów twojej organizacji. Chociaż prawie na pewno możesz poprosić dostawcę chmury o pomoc, prawdopodobnie będziesz musiał sam poświęcić trochę czasu na dostosowanie systemu.
Warto zaznaczyć, że podstawowa subskrypcja prawdopodobnie nie obejmuje bezpośredniej pomocy dostawcy w konfiguracji twojej instancji CiviCRM.
Ceny różnią się w zależności od dostawcy, ale na podstawie publicznie dostępnych informacji na ich stronach internetowych, wahają się od 35 do 350 dolarów (lub więcej/mniej) miesięcznie. Warto kliknąć listę dostawców CiviCRM w chmurze, aby sprawdzić dokładny zakres cen dla każdego z nich.
Werdykt
Ceny w pełni zarządzanego systemu są jasne i przewidywalne, wahają się od 35 do 350 dolarów (+/-) miesięcznie. Wszyscy dostawcy chmury publikują te ceny. Mogą jednak pojawić się dodatkowe koszty związane ze szkoleniami, wsparciem, konfiguracją itp. W tym celu należy skonsultować się bezpośrednio z dostawcą.
Współpraca z partnerem to fantastyczny sposób na rozpoczęcie pracy z CiviCRM. Dlaczego? Ponieważ masz kogoś z udokumentowanym doświadczeniem, kto pracuje bezpośrednio z tobą, aby skonfigurować, dostosować i utrzymywać twój system CRM. To może zaoszczędzić ci wiele czasu i kłopotów.
Taka współpraca może również zapewnić ci dostęp do innych potrzebnych funkcji. Na przykład, jeśli masz skomplikowane importy danych, potrzebujesz integracji z innymi systemami lub chcesz wprowadzić niestandardowe rozwiązania w swoim CRM. Partnerzy mogą pomóc w tym i w wielu innych kwestiach.
Jednocześnie partnerzy mogą otworzyć przed tobą nowe możliwości i zaoferować rozwiązania w CiviCRM, które odsłonią potencjalne funkcje i funkcjonalności, o których wcześniej nie myślałeś.
Ceny w tym przypadku w dużej mierze zależą od twoich konkretnych wymagań, dlatego w przeciwieństwie do opcji Spark i CiviCRM w Chmurze, bardzo trudno jest ustalić je z góry.
Typowa współpraca może wyglądać następująco:
Werdykt
Ceny różnią się w zależności od twoich potrzeb i celów. Najlepiej jest wybrać kilku partnerów CiviCRM, którzy wydają się odpowiadać twoim wymaganiom, i skontaktować się z nimi bezpośrednio.
Cena to nie punkt docelowy, to podróż…
Często organizacje postrzegają cenę jako jednorazową opłatę, po której wszystko będzie już idealnie. System będzie działał zgodnie z ich oczekiwaniami, a oni będą mogli skupić się na rozwiązywaniu swoich bieżących problemów.
W rzeczywistości ceny zazwyczaj przypominają cykl życia. Jest okres początkowego rozwoju, gwałtowny wzrost, a następnie, jeśli wszystko pójdzie dobrze, system dojrzewa i tempo zwalnia.
Ceny CiviCRM często podążają tą ścieżką. Sztuką jest dotrzeć do momentu, w którym system jest dojrzały i pracuje dla ciebie. Wtedy możesz w pełni wykorzystać potencjał CiviCRM, jednocześnie minimalizując koszty utrzymania. To właśnie w dłuższej perspektywie zauważysz realne oszczędności.
Jeśli natomiast zainwestujesz na początku, a potem porzucisz swój system CRM (dotyczy to każdego CRM), aby przerzucić się na inny, będziesz nieustannie w fazie „rozruchu”, w której płacisz najwięcej, ale nigdy tak naprawdę nie osiągasz punktu, w którym twoje systemy po prostu działają płynnie.
…to zobowiązanie
Systemy CRM są skomplikowane. Działania twojej organizacji prawdopodobnie również. Taka już ich natura. Aby sprawnie korzystać z systemu CRM, ty i twój zespół musicie się w niego zaangażować. Musicie często go używać, testować, ulepszać i z niego korzystać.
Brak zaangażowania jest jak oczekiwanie, że będziesz w stanie sprawnie prowadzić samochód, choć rzadko ćwiczyłeś. Jeśli myślisz, że żartuję, przejedź się z 15-latkiem, który dopiero uczy się prowadzić. To niesamowite, jak trudne wydaje im się to, co dla doświadczonych kierowców jest proste.
Chodzi o to, że trening czyni mistrza. Jeśli nie będziesz ćwiczyć używania swojego CRM, porzucisz go. A wtedy wyda ci się on drogi.
…i to inwestycja
W dzisiejszych czasach jesteśmy tak przyzwyczajeni do kupowania lub licencjonowania gotowych produktów, które w większości spełniają nasze potrzeby, że myśl o dostosowaniu ich idealnie do naszych wymagań rzadko przychodzi nam do głowy.
Poważnie. Często, a nawet zabawnie, słyszy się o organizacjach, które poskładały razem różne systemy, z których każdy spełnia jedną, konkretną potrzebę, ale które w żaden sposób nie są ze sobą połączone, aby zapewnić realną efektywność operacyjną.
Jednocześnie te same organizacje często całkowicie odrzucają CiviCRM jako opcję, ponieważ brakuje mu jednej konkretnej funkcji, mimo że spełnia wszystkie pozostałe wymagania.
Dlaczego to jest zabawne?
Ponieważ organizacje mogą, a naszym zdaniem nawet powinny, inwestować w swoją technologię i wspierać jej rozwój, aby robiła dokładnie to, czego potrzebują one same, a prawdopodobnie także wiele innych organizacji. Jeśli czegoś brakuje, po prostu to dodaj!
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby organizacja sfinansowała nową funkcję, stworzyła integrację lub pomogła CiviCRM rozwinąć się w nowym kierunku. Czy to nie jest świetne? Możesz faktycznie pomóc w rozwoju CiviCRM i sprawić, że będzie robił dokładnie to, czego chcesz!
Wiem, to brzmi strasznie. Ale oto lista partnerów, którzy mają ogromne doświadczenie w tworzeniu rozszerzeń i z łatwością pomogą ci dostosować CiviCRM do twoich potrzeb.
Podsumowanie
CiviCRM to niezwykle elastyczne oprogramowanie, a jego otwarta natura sprawia, że wycena jest również elastyczna. W dużej mierze zależy od tego, w jaki sposób planujesz je wdrożyć i w jakim stopniu chcesz lub musisz dostosować je do swoich wymagań operacyjnych.
Jeśli poczujesz, że sytuacja cię przerasta, nie poddawaj się. Być może najważniejszą cechą CiviCRM jest jego społeczność. Skontaktuj się z nami w dowolnym momencie, aby dowiedzieć się więcej o CiviCRM i lepiej zrozumieć różne koszty wdrożenia w twojej organizacji.
2 Oto bardziej szczegółowe i zniuansowane wyjaśnienie od Wikimedia.