Dimentica la birra, parliamo di prezzi

Forse la domanda più frequente su CiviCRM (e probabilmente sul software open source in generale) è “quanto costa?”. Quella che sembra una domanda relativamente semplice spesso genera molta confusione, almeno per l’utente medio.

Per qualche motivo, qualcuno, da qualche parte, in qualche momento ha cercato di rispondere a questa domanda dicendo che è “gratuito come la birra”. Da allora le cose sono andate di male in peggio, lasciando gli utenti più confusi che mai sul costo di CiviCRM.

Dimentichiamo la risposta “gratis come la birra” e facciamo finta che non sia mai stata data. È semplicemente troppo difficile da spiegare e troppo confusa da capire rispetto ad altri modelli di prezzo semplicissimi. E poi, da quando la birra è gratis? ^{1, 2, 3}

Passiamo invece agli aspetti pratici dei prezzi di CiviCRM.

La prima cosa da capire è quella lezione di vita che mia madre mi ha insegnato una volta… nulla è gratis.

Devi prenderla sul serio subito..

La seconda cosa da capire è che il prezzo di CiviCRM varia in base a come lo implementi e lo utilizzi. Il prezzo coincide in gran parte con i quattro percorsi per iniziare a usare CiviCRM: Fai da te (DIY , CiviCRM Spark, , CiviCRM nel cloud e lavorare con un a Partner.

Parliamo quindi dei prezzi relativi a ciascuno di questi percorsi. In generale, possiamo suddividerli in due categorie principali:

CiviCRM è un software che tu, o chiunque, potete scaricare gratuitamente. Basta visitare https://civicrm.org/download e scaricare il file zip. È gratis!

Ma ora devi installarlo su un server web (che ha un costo), configurarlo affinché funzioni come vuoi e sia sicuro (che ti richiede tempo), ed eseguire aggiornamenti periodici (che ti richiede altro tempo).

Il tempo è denaro, giusto? (Non proprio, ma in questo articolo lo trattiamo così.)

Dovrai investire tempo per configurare tutto correttamente, mantenerlo e farlo funzionare esattamente come vuoi.

Se hai competenze tecniche, come saper installare WordPress e capire come fare un backup e un ripristino, probabilmente ce la farai. Se “saper installare WordPress” non è il giusto metro, dai un’occhiata a questa installazione o a questa di installazione di CiviCRM Standalone. Se ti risultano comprensibili, probabilmente non avrai problemi.

La configurazione vera e propria è un’altra storia. Di default, CiviCRM è super flessibile, ma non fa supposizioni sulla tua organizzazione, i flussi di lavoro o la gestione dei dati. Dovrai configurarlo secondo le tue esigenze, e questo richiede tempo. È probabilmente l’aspetto più lungo per molte organizzazioni e anche dove si commettono più errori.

In ogni caso, alla fine otterrai esattamente ciò che desideri, sotto il tuo completo controllo, spendendo qualcosa per l’hosting (qui c’è un elenco di host specializzati in CiviCRM per chi fa da sé) e investendo parte del tuo tempo.

CiviCRM Spark è una versione leggera, basata sul cloud. Ti iscrivi e il sistema crea automaticamente un account. Tutto l’aspetto tecnico (hosting, aggiornamenti, elaborazione email, ecc.) è gestito e incluso nell’abbonamento mensile.

La configurazione specifica della tua organizzazione, però, è a tuo carico. Tocca a te determinare quali componenti usare e come adattarli.

Il prezzo di Spark è semplicissimo: ci sono tre livelli che offrono funzionalità diverse (i dettagli sono disponibili qui). I prezzi sono:

Sono disponibili anche Prezzi annuali.

Nota finale: Spark include il “community support”, ovvero tutte le risorse disponibili per la community, incluse le risposte volontarie dei membri.

Il prezzo di Spark non include supporto a pagamento; per quello serve un partner appropriato.

CiviCRM nel Cloud è come Spark, ma potenziato, cioè di solito offre un sistema più completo, ad esempio include tutte le funzionalità di CiviCRM (Spark no), un sito web, una suite diversa di estensioni, il supporto dedicato, ecc.

Il concetto base resta: ti abboni, il provider gestisce tutta la parte tecnica (installazione, sicurezza, aggiornamenti, manutenzione), paghi un canone mensile, accedi e usi il sistema.

Tieni presente che CiviCRM è flessibile e richiede delle configurazioni per adattarsi ai flussi della tua organizzazione. Anche con assistenza del provider cloud, alcune configurazioni richiederanno tempo.

I prezzi variano da $35 a $350 (+/-) al mese in base al provider. Consulta la lista dei fornitori cloud CiviCRM per dettagli.

Lavorare con un partner è un modo fantastico per iniziare a utilizzare CiviCRM. Perché? Perché avrete qualcuno con comprovata esperienza che lavorerà direttamente con voi per impostare, configurare e mantenere il vostro CRM. Questo vi farà risparmiare molto tempo e grattacapi.

Allo stesso modo, può fornirti l’accesso ad altre funzionalità di cui potresti aver bisogno. Ad esempio, forse hai delle importazioni di dati complesse, o hai bisogno di integrazione con altri sistemi, o hai personalizzazioni da apportare al tuo CRM. I partner possono aiutarti in questo e in molto altro ancora.

Allo stesso tempo, i partner possono aprirti nuove possibilità e offrirti soluzioni su CiviCRM adatte alle tue esigenze che ti potrebbero mostrare nuove caratteristiche o funzionalità potenziali che non avevi precedentemente considerato.

Il prezzo dipende in gran parte dalle tue esigenze specifiche, quindi, a differenza di Spark e da CiviCRM nel Cloud, è molto difficile stabilirlo in anticipo.

Un tipico impegno potrebbe essere il seguente:

Anche in questo caso, dato che ci sono molti partner di diverse dimensioni situati in varie parti del mondo, è molto difficile fornire un prezzo per questo percorso.

Spesso le organizzazioni considerano il prezzo come qualcosa che devono pagare e, una volta fatto, la vita sarà bella. Il sistema farà ciò che vogliono e potranno dedicarsi alla risoluzione di qualsiasi problema su cui stanno attualmente lavorando.

In realtà, il prezzo si comporta più come un ciclo di vita. C’è un periodo di incubazione iniziale, un’esplosione di crescita, e poi le cose iniziano a maturare e a rallentare, supponendo che tutto vada bene.

Il prezzo di CiviCRM segue spesso questo percorso. Il trucco è arrivare alla fase in cui il sistema è maturo e funziona per voi. A quel punto, sarete in grado di sfruttare CiviCRM mantenendo bassi i costi di manutenzione. Nel corso del tempo, è qui che si vedono i reali risparmi sui costi nel vostro CRM.

Se, d’altra parte, investite in anticipo e poi abbandonate il vostro CRM (sì, questo vale per qualsiasi CRM) solo per passare a un altro, allora sarete costantemente in questa “fase di avvio” in cui pagate il massimo ma non raggiungerete mai veramente un punto in cui i vostri sistemi, beh, funzionano senza intoppi.

I CRM sono complessi. Probabilmente lo sono anche le operazioni della tua organizzazione. È nella natura delle cose. Per utilizzare un CRM in modo efficiente, tu e il tuo team dovete impegnarvi a fondo. Dovete utilizzarlo spesso. Dovete testarlo, modificarlo e utilizzarlo.

Non farlo è come aspettarsi di essere in grado di guidare un’auto in modo efficiente senza aver mai fatto pratica. Se pensate che stia scherzando, provate a salire in macchina con un quindicenne che sta imparando a guidare: quello che a voi sembra semplice può apparire incredibilmente difficile per chi è alle prime armi.

Il punto è che la pratica rende perfetti. Se non ti eserciti nell’uso del tuo CRM, lo abbandonerai. E allora ti sembrerà costoso….

Al giorno d’oggi siamo così abituati ad acquistare o ottenere in licenza qualcosa che soddisfi in gran parte le nostre esigenze che l’idea di poterlo adattare esattamente a ciò che stiamo cercando non viene in mente alla maggior parte delle persone.

Seriamente. È comune, e spesso piuttosto divertente, sentire di come un’organizzazione abbia messo insieme tutti i diversi sistemi che, individualmente, soddisfano un’esigenza specifica, ma che non sono in alcun modo collegati tra loro in modo da poter offrire una reale efficienza operativa.

Allo stesso tempo, queste stesse organizzazioni spesso scartano completamente CiviCRM come opzione perché manca una particolare funzionalità, nonostante soddisfi tutti gli altri requisiti.

Perché è divertente?

Perché le organizzazioni possono, e a nostro avviso dovrebbero, investire nella loro tecnologia e contribuire a svilupparla per soddisfare le loro esigenze e probabilmente quelle di molte altre organizzazioni. Se manca qualcosa, basta aggiungerla!

Nulla impedisce a un’organizzazione di finanziare una nuova funzionalità, sviluppare un’integrazione o spingere CiviCRM a fare qualcosa di nuovo. Non è fantastico? Potete davvero contribuire allo sviluppo di CiviCRM e farlo funzionare esattamente come volete!

Sembra spaventoso, lo so. Ma ecco un elenco dipartner che hanno molta esperienza nello sviluppo di estensioni e che potrebbero facilmente aiutarvi ad adattare CiviCRM alle vostre esigenze.

CiviCRM è un software incredibilmente flessibile grazie alla sua caratteristica di essere open source. Di conseguenza, anche il suo prezzo è piuttosto flessibile e dipende in gran parte da come si intende implementarlo e da quanto si desidera o si necessita adattarlo alle proprie esigenze operative.

Se mai dovesse sembrare troppo complicato, non lasciatevi scoraggiare. Forse la caratteristica più significativa di CiviCRM è la sua comunità. Contattateci in qualsiasi momento per saperne di più su CiviCRM e per comprendere meglio i vari costi di implementazione per la vostra organizzazione.

¹ Da Gemini di Google: “Gratis come la birra” (free as in beer) si riferisce a qualcosa che viene fornito senza alcun costo monetario (gratuitamente), simile a ricevere una bevanda gratuita senza pagarla. Questo termine è spesso contrapposto a “libero come nella libertà di parola” (free as in speech), che si riferisce a qualcosa che viene dato senza restrizioni d’uso, modifica o distribuzione, sottolineando la libertà rispetto al prezzo.

² Ecco una spiegazione più approfondita e sfumata da Wikimedia.

³ Puoi trovare discussioni come questa, su Internet. Spesso possono aiutare a combattere l’insonnia.