Olvida la cerveza, hablemos de precios

Quizá la pregunta más común sobre CiviCRM (y quizá sobre el software de código abierto en general) es «¿cuánto cuesta?». Lo que parece una pregunta relativamente simple con frecuencia genera una gran confusión, al menos para el usuario medio.

Por alguna razón, alguien, en algún lugar, en algún momento intentó responder a esa pregunta diciendo que es «gratis como la cerveza». Desde entonces, la cosa se complicó y los usuarios están igual de confusos que antes sobre cuánto cuesta CiviCRM.

Olvidemos la respuesta «gratis como la cerveza» y finjamos que nunca se dijo. Es simplemente demasiado difícil de intentar explicar y demasiado confuso de entender en comparación con otros modelos de precios extremadamente simples. Y, de hecho, ¿desde cuándo la cerveza es gratis, verdad? ^{1, 2, 3}

En lugar de eso, vayamos al grano sobre los precios relativos a CiviCRM.

La primera cosa que hay que entender es esa lección de vida que mi madre me enseñó una vez… No hay almuerzos gratis.

En serio.

La segunda cosa que hay que entender es que el precio de CiviCRM varía según cómo lo implementes y lo uses. El precio coincide en gran medida con las cuatro formas de empezar a usar CiviCRM: Hazlo tú mismo (DIY), CiviCRM Spark, CiviCRM en la nube y trabajar con un socio.

Así que hablemos de los precios relativos a cada una de esas opciones. En términos generales, podemos dividir los costes en dos grandes categorías:

CiviCRM es un software que tú, o cualquier persona, puede descargar gratuitamente. Simplemente ve a https://civicrm.org/download y descarga el archivo zip. ¡Es gratis!

Pero ahora tienes que instalarlo en un servidor web (eso tiene un coste), configurarlo para que funcione de la manera que quieres y sea seguro (eso lleva tiempo) y ejecutar actualizaciones periódicas (eso también lleva tiempo).

El tiempo es dinero, ¿no? (En realidad no, pero para los fines de este post lo trataremos así).

Vas a invertir algo de tiempo en montar todo y mantenerlo correctamente, además de configurarlo para que haga exactamente lo que necesitas.

Si tienes algunos conocimientos técnicos, como ser capaz de instalar WordPress con soltura y saber cómo ejecutar copias de seguridad y recuperaciones, entonces probablemente puedas hacerlo. Si «ser capaz de instalar WordPress» no es la métrica correcta para ti, fíjate en esta instalación o en esta instalación de CiviCRM Standalone. Si eso tiene sentido para ti, probablemente no tendrás problemas.

La correcta configuración es otra historia. Por defecto, CiviCRM es muy flexible, pero no hace suposiciones sobre tu organización, tus flujos de trabajo o cómo recoge y gestiona datos. Tendrás que configurar el sistema para cumplir esos requisitos, y eso puede llevar tiempo. De hecho, probablemente sea el aspecto que más tiempo consume del CiviCRM para muchas organizaciones. También es probablemente donde las organizaciones más fallan.

De todos modos, la conclusión aquí es que obtendrás exactamente lo que quieres, estará bajo tu control total y habrás gastado algo de dinero en alojamiento (aquí hay una lista de hosts especializados en CiviCRM para los que les gusta hacerlo todo por su cuenta ) y habrás invertido algo de tu tiempo.

CiviCRM Spark es una versión ligera basada en la nube de CiviCRM. Te suscribes y el sistema crea automáticamente una cuenta para ti. Todo el alojamiento técnico, las actualizaciones, el procesamiento de correos, etc., se gestionan para ti y están incluidos en la suscripción mensual.

Sin embargo, la configuración específica de tu organización es responsabilidad tuya. Es decir, depende de ti decidir qué componentes usar y cómo adaptarlos a tus necesidades.

Los precios del Spark son muy simples; hay tres niveles que ofrecen diferentes capacidades (los detalles pueden consultarse aquí). Los precios son:

Una nota final: Spark incluye «soporte comunitario». Esto significa que los recursos disponibles para la comunidad en general, incluidas las respuestas voluntarias de miembros de la comunidad, están disponibles para los usuarios de Spark, del mismo modo que para cualquier usuario de CiviCRM.

El precio de Spark NO incluye soporte de pago. Para eso, tendrás que contactar con un socio adecuado.

CiviCRM en la nube es como Spark, solo que mejorado. Con esto quiero decir que normalmente obtienes un sistema con más funcionalidades. Por ejemplo, puede incluir TODO CiviCRM (Spark no siempre lo incluye), un sitio web, un conjunto distinto de extensiones, soporte dedicado, etc.

La oferta fundamental es la misma en el sentido de que te suscribes y todo el trabajo técnico… la instalación, seguridad, actualizaciones y mantenimiento… está cubierto. Pagas una suscripción mensual. Inicias sesión y usas el sistema. Así de simple.

Dicho esto, ten en cuenta que CiviCRM es muy flexible y, fuera de la caja, requiere cierto grado de configuración para ajustarse a los flujos de trabajo de tu organización. Aunque casi con toda seguridad podrás contar con la ayuda de tu proveedor de servicios en la nube, es probable que existan configuraciones que requieran algo de tiempo por tu parte.

Dicho esto, la suscripción básica probablemente no incluya el compromiso directo del proveedor para ayudarte a configurar tu instancia de CiviCRM.

Los precios varían de proveedor a proveedor, pero van desde aproximadamente 35 USD a 350 USD (±) al mes, en base a lo que se muestra públicamente en sus sitios web. Recomendamos que consultes la lista de proveedores de nube de CiviCRM para ver los rangos exactos de cada proveedor.

Trabajar con un socio es una forma fantástica de empezar con CiviCRM. ¿Por qué? Porque tienes a alguien con experiencia que trabaja directamente contigo para instalar, configurar y mantener tu CRM. Eso puede ahorrarte mucho tiempo y dolores de cabeza.

Del mismo modo, puede proporcionarte acceso a otros recursos que puedas necesitar. Por ejemplo, tal vez tengas importaciones complejas, necesites integración con otros sistemas o tengas personalizaciones que hacer en tu CRM. Los socios pueden ayudar con eso y mucho más.

Al mismo tiempo, los socios pueden abrir nuevas posibilidades para ti y ofrecer soluciones dentro de CiviCRM que satisfagan tus necesidades, compartiendo contigo funciones o capacidades potenciales que no habías considerado antes.

Los precios aquí dependen mucho de tus necesidades específicas, por lo que, a diferencia de Spark y CiviCRM en la nube, es muy difícil definirlos por adelantado.

Un compromiso típico puede ser así:

Con frecuencia, las organizaciones consideran el precio como algo que pagan una vez y con eso todo está resuelto. El sistema hará lo que necesitan y podrán resolver cualquier problema puntual.

En realidad, los precios normalmente se comportan más como un ciclo de vida. Hay un periodo inicial de incubación, un estallido de crecimiento y luego las cosas maduran y se ralentizan, suponiendo que todo vaya bien.

Los precios de CiviCRM suelen seguir ese camino. El truco es llegar a la parte en que el sistema está maduro y funcionando para ti. En ese momento, puedes sacar provecho de CiviCRM manteniendo tus costes de mantenimiento bajos. Con el tiempo, aquí es donde verás ahorros reales en tus costes de CRM.

Si, por otro lado, inviertes al principio y luego abandonas tu CRM (sí, esto aplica a cualquier CRM) sólo para cambiar a otro, estarás constantemente en esa «fase de arranque», en la que pagas lo máximo pero nunca llegas realmente al punto en que tus sistemas funcionan bien.

Los CRMs son complejos. Las operaciones de tu organización probablemente también lo son. Es la naturaleza de las cosas. Para usar un CRM de forma eficiente, tú y tu equipo tenéis que comprometeros con él. Debéis usarlo con regularidad. Debéis probarlo, ajustarlo y emplearlo.

>No hacerlo es como esperar poder conducir un coche con eficiencia cuando, en realidad, apenas has practicado. Si crees que exagero, sal a dar una vuelta en coche con un adolescente de 15 años que está aprendiendo a conducir. Es asombroso que le parezca tan complicado para quien ya tiene experiencia.

La cuestión aquí es que la práctica lleva a la perfección. Si no practicas el uso del CRM, lo abandonarás. Y entonces te parecerá caro.

Hoy estamos tan acostumbrados a comprar o licenciar algo que satisfaga nuestras necesidades que la idea de poder adaptarlo exactamente a lo que buscamos no pasa por la cabeza de la mayoría de la gente.

En serio. Es común —y a menudo bastante gracioso— oír cómo una organización ha reunido todos los diferentes sistemas que, individualmente, cubren necesidades concretas, pero que no están conectados entre sí de forma que proporcionen eficiencia operativa real.

Al mismo tiempo, esas mismas organizaciones muchas veces descartan por completo a CiviCRM como opción porque carece de una funcionalidad específica, aunque cumpla todos los demás requisitos.

¿Por qué resulta gracioso?

Porque las organizaciones pueden —y a nuestro juicio deben— invertir en su tecnología y ayudar a desarrollarla para que haga lo que ellas (y probablemente muchas otras organizaciones) necesitan. Si falta algo, ¡añádelo!

No hay nada que impida a una organización financiar una nueva característica, desarrollar una integración o animar a CiviCRM a hacer algo nuevo. ¡Eso está muy bien, no? Puedes realmente ayudar a desarrollar CiviCRM y hacerlo exactamente como tú quieres.

Suena aterrador, lo sé. Pero aquí tienes una lista de socios que tienen mucha experiencia desarrollando extensiones y que pueden ayudarte fácilmente a adaptar CiviCRM a tus necesidades.

CiviCRM es un software increíblemente flexible debido a su naturaleza de código abierto. Como resultado, su precio también es algo flexible y depende en gran medida de cómo decidas implementarlo y cuánto desees o necesites adaptarlo a tus necesidades operativas.

Si alguna vez todo parece demasiado complicado, no te preocupes. Quizá la característica más significativa de CiviCRM sea su comunidad. Contáctanos en cualquier momento para saber más sobre CiviCRM y para entender mejor los distintos costes de implementación para tu organización.