Oubliez la bière, parlons des prix

Peut-être que la question la plus fréquente sur CiviCRM (et peut-être sur les logiciels open source en général) est : « Combien ça coûte ? ». Ce qui semble être une question relativement simple entraîne souvent une grande confusion — du moins pour l’utilisateur moyen.

Pour une raison quelconque, quelqu’un, quelque part, à un moment donné, a tenté de répondre à cette question en disant que c’est « gratuit comme la bière ». Depuis, les choses se sont compliquées, laissant les utilisateurs aussi confus qu’avant sur le coût réel de CiviCRM.

Oublions la réponse « gratuit comme la bière » et faisons comme si elle n’avait jamais été donnée. C’est simplement trop compliqué à expliquer et trop confus à comprendre par rapport à d’autres modèles de tarification extrêmement simples. Et honnêtement, depuis quand la bière est-elle gratuite ? 1, 2, 3

À la place, allons droit au but : parlons des prix liés à CiviCRM.

La première chose à comprendre est cette leçon de vie que ma mère m’a enseignée un jour…il n’y a pas de repas gratuit.

Il faut vraiment le prendre au sérieux dès maintenant.

La deuxième chose à comprendre est que le prix de CiviCRM varie selon la manière dont vous l’implémentez et l’utilisez. Le prix correspond en grande partie aux quatre façons de commencer avec CiviCRM : Faites-le vous-même (DIY), CiviCRM Spark, CiviCRM dans le Cloud et travailler avec un Partenaire.

Parlons donc des prix relatifs à chacune de ces options. De manière générale, on peut diviser les coûts en deux grandes catégories:

CiviCRM est un logiciel que vous — ou n’importe qui d’autre — pouvez télécharger gratuitement. Rendez-vous simplement sur https://civicrm.org/download et téléchargez le fichier ZIP. C’est gratuit!

Mais ensuite, vous devez l’installer sur un serveur web (ce qui a un coût), le configurer pour qu’il fonctionne comme vous le souhaitez et qu’il soit sécurisé (ce qui prend du temps), et effectuer des mises à jour régulières (ce qui prend aussi du temps).

Le temps, c’est de l’argent, non ? (En réalité pas toujours, mais pour cet article, traitons-le ainsi.)

Vous allez passer du temps à tout configurer correctement, à l’entretenir et à le paramétrer pour qu’il fasse exactement ce que vous voulez.

Si vous avez quelques compétences techniques — par exemple savoir installer WordPress et gérer des sauvegardes et restaurations — alors vous devriez vous en sortir. Si « savoir installer WordPress » n’est pas la bonne référence pour vous, regardez cette installation ou l’installation autonome de CiviCRM. Si cela vous paraît logique, vous ne devriez pas rencontrer trop de difficultés.

La configuration correcte est une autre histoire. Par défaut, CiviCRM est super flexible, mais il ne fait aucune supposition sur votre organisation, vos flux de travail ou la manière dont vous collectez et gérez vos données. Vous devrez donc le configurer selon vos besoins — et cela peut prendre du temps. C’est probablement l’aspect le plus chronophage de CiviCRM pour de nombreuses organisations. Et probablement aussi celui où elles font le plus d’erreurs.

Bref, le résultat final est que vous obtenez exactement ce que vous voulez, vous gardez le contrôle total, vous dépensez un peu pour l’hébergement (voici une liste d’hébergeurs spécialisés CiviCRM pour les adeptes du DIY) et vous investissez du temps.

CiviCRM Spark est une version légère et basée sur le cloud de CiviCRM. Vous vous inscrivez, et le système crée automatiquement un compte pour vous. Tout l’hébergement technique, les mises à jour, le traitement des e-mails, etc. sont gérés pour vous et inclus dans l’abonnement mensuel

Cependant, la configuration spécifique à votre organisation est de votre responsabilité. Autrement dit, à vous de décider quels composants utiliser et comment les adapter à vos besoins

Les prix de Spark sont simples : trois niveaux offrant différentes capacités (les détails sont disponibles ici). Les prix sont les suivants:

Des tarifs annuels existent également.

À noter : Spark inclut le « support communautaire ». Cela signifie que toutes les ressources accessibles à la communauté en général — y compris les réponses bénévoles des membres — sont disponibles pour les utilisateurs de Spark, comme pour n’importe quel utilisateur de CiviCRM.

Le prix de Spark n’inclut PAS le support payant. Pour cela, il faut contacter un partenaire.

CiviCRM dans le cloud ressemble à Spark, mais en mieux. Autrement dit, vous obtenez généralement un système plus complet : il peut inclure tout CiviCRM (ce que Spark n’inclut pas toujours), un site web, d’autres extensions, un support dédié, etc.

L’offre de base reste la même : vous vous abonnez, et tout le travail technique — installation, sécurité, mises à jour, maintenance — est pris en charge. Vous payez un abonnement mensuel, vous vous connectez et vous utilisez le système. Simple.

Attention toutefois : CiviCRM est très flexible et, par défaut, nécessite un certain niveau de configuration pour correspondre aux workflows de votre organisation. Même si votre fournisseur cloud peut vous aider, il est probable qu’une partie de la configuration repose sur vous.

De plus, l’abonnement de base n’inclut généralement pas l’implication directe du fournisseur pour configurer votre instance.

Les prix varient selon les prestataires, mais vont de 35 $ à 350 $ (+/-) par mois, d’après les informations disponibles publiquement sur leurs sites. Nous recommandons de consulter la liste des fournisseurs cloud CiviCRM pour voir les plages exactes.

Collaborer avec un partenaire est une excellente manière de démarrer avec CiviCRM. Pourquoi ? Parce que vous bénéficiez de l’expérience de quelqu’un qui travaille directement avec vous pour installer, configurer et maintenir votre CRM. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps et éviter des tracas.

De plus, un partenaire peut vous donner accès à d’autres ressources dont vous pourriez avoir besoin : importations complexes, intégrations avec d’autres systèmes, personnalisations spécifiques… Les partenaires peuvent aider dans tous ces cas, et plus encore.

En même temps, ils peuvent vous ouvrir de nouvelles perspectives, en proposant des solutions dans CiviCRM adaptées à vos besoins, en révélant des fonctionnalités auxquelles vous n’auriez pas pensé.

Les prix dépendent beaucoup de vos besoins spécifiques. Contrairement à Spark ou CiviCRM dans le cloud, il est donc difficile de donner un tarif précis à l’avance.

Un engagement typique pourrait ressembler à ceci :

Encore une fois, comme il existe de nombreux partenaires de tailles et localisations différentes, il est très difficile de donner un prix unique.

Souvent, les organisations considèrent le prix comme une dépense ponctuelle qui leur permet d’être tranquilles. Elles pensent que le système fera ce qu’elles veulent et qu’elles pourront résoudre leurs problèmes du moment.

En réalité, les prix se comportent souvent comme un cycle de vie : une phase initiale d’incubation, une croissance, puis une maturation et un ralentissement (si tout se passe bien).

Les prix de CiviCRM suivent souvent ce schéma. Le but est d’atteindre la phase où le système est mature et fonctionne pour vous. À ce stade, vous profitez de CiviCRM tout en gardant de faibles coûts de maintenance. Avec le temps, c’est là que vous réaliserez de vraies économies.

Si, à l’inverse, vous investissez au départ puis abandonnez votre CRM (oui, cela s’applique à tout CRM) pour passer à un autre, vous resterez constamment dans cette « phase de démarrage », où vous payez le plus sans jamais atteindre une efficacité durable

Les CRM sont complexes. Les opérations de votre organisation le sont probablement aussi. C’est dans la nature des choses. Pour utiliser un CRM efficacement, vous et votre équipe devez vous y engager. Vous devez l’utiliser régulièrement, le tester, l’adapter, le pratiquer.

Ne pas le faire, c’est comme vouloir conduire une voiture efficacement alors que vous n’avez presque jamais pratiqué. Si vous pensez que j’exagère, faites un tour en voiture avec un ado de 15 ans qui apprend à conduire : vous verrez comme il rend tout difficile pour un conducteur expérimenté.

La leçon : la pratique mène à la maîtrise. Si vous ne pratiquez pas l’utilisation de votre CRM, vous l’abandonnerez. Et alors, il vous semblera coûteux.

Aujourd’hui, nous sommes tellement habitués à acheter ou louer un produit clé en main qu’il ne nous vient pas à l’esprit que nous pourrions l’adapter exactement à nos besoins.

Sérieusement. Il est courant (et souvent assez amusant) d’entendre parler d’organisations qui ont rassemblé une multitude de systèmes différents, chacun répondant à un besoin particulier, mais qui ne sont absolument pas connectés entre eux — donc aucune efficacité réelle.

Dans le même temps, ces mêmes organisations écartent CiviCRM simplement parce qu’il leur manque une fonctionnalité précise — alors qu’il répond à toutes leurs autres exigences.

Pourquoi est-ce drôle ?

Parce que les organisations peuvent — et devraient, selon nous — investir dans leur technologie et contribuer à la développer pour qu’elle fasse exactement ce dont elles (et probablement beaucoup d’autres) ont besoin. S’il manque quelque chose, ajoutez-le !

Rien n’empêche une organisation de financer une nouvelle fonctionnalité, développer une intégration ou inciter CiviCRM à évoluer. C’est plutôt génial, non ? Vous pouvez réellement contribuer à développer CiviCRM et le façonner selon vos besoins !

Cela peut sembler intimidant, je sais. Mais voici une liste de partenaires expérimentés dans le développement d’extensions qui peuvent facilement vous aider à adapter CiviCRM à vos besoins.

CiviCRM est un logiciel incroyablement flexible grâce à sa nature open source. En conséquence, son coût est également flexible et dépend fortement de la manière dont vous prévoyez de l’implémenter et du degré d’adaptation nécessaire pour répondre à vos besoins opérationnels.

Si cela vous semble trop compliqué, pas d’inquiétude. Peut-être que la caractéristique la plus importante de CiviCRM, c’est sa communauté. Contactez-nous à tout moment pour en savoir plus et mieux comprendre les coûts d’implémentation pour votre organisation.

¹ Selon Google Gemini : « Gratuit comme la bière » fait référence à quelque chose fourni sans coût monétaire (gratuit), comme si l’on recevait une boisson gratuitement. Ce terme est souvent opposé à « gratuit comme la liberté d’expression » (libre), qui désigne quelque chose donné sans restriction d’usage, de modification ou de distribution, mettant l’accent sur la liberté et l’indépendance plutôt que sur le prix.

² Voici une explication plus complète et détaillée sur Wikimedia.

³ Vous pouvez trouver des discussions de ce type, partout sur Internet. Elles aident souvent contre l’insomnie.