Salesforce ist eine riskante Wahl für gemeinnützige Organisationen

Jedes Jahr entscheiden sich gemeinnützige Organisationen für Salesforce, in der Erwartung einer leistungsstarken, erschwinglichen Lösung nur um dann still und leise die tatsächlichen Kosten zu entdecken. Nicht nur in Euros, sondern auch in Beraterstunden, Mitarbeiterschulungen und der schleichenden Erkenntnis, dass ein Wechsel noch mehr kosten würde. In diesem Beitrag geht es darum, was Sie beachten sollten, bevor es so weit kommt.

Wettbewerb ist gesund, er spornt uns alle zu Verbesserungen an, und wir möchten, dass Organisationen die besten Tools finden. In den 21 Jahren, seit CiviCRM gemeinnützige Organisationen unterstützt, haben wir jedoch zu oft erlebt, dass gemeinnützige Organisationen auf glänzendes Marketing hereingefallen sind, sowie auch auf teure Funktionen, die nie genutzt werden, weil sie zu komplex sind und die letzlich dazu führen, dass die Organisation in einem langfristigen, teuren Vertrag gefangen ist. Lassen Sie uns daher das Offensichtliche beim Namen nennen: Salesforce.

In diesem Fall scheue ich mich nicht, sie beim Namen zu nennen. Salesforce ist riesig geworden, zumindest in den Vereinigten Staaten. Es verfügt über gute Funktionen und sein Marketing ist unschlagbar. CiviCRM und Salesforce sind sehr unterschiedliche Lösungen, werden aber oft miteinander verglichen. Ich möchte diese Gelegenheit nutzen, um einige Unterschiede hervorzuheben.

Vollständiger Haftungsausschluss: Ich arbeite seit 20 Jahren mit CiviCRM und habe Organisationen von Salesforce zu CiviCRM migriert. Außerdem habe ich einen nahen Verwandten, der bei einer gemeinnützigen Organisation arbeitet, die Salesforce nutzt. Sie haben zu diesem Beitrag beigetragen, ebenso wie einige CiviCRM-Partner, die mit beiden Plattformen arbeiten.

Wir können mit Fug und Recht behaupten, dass CiviCRM im Bereich der gemeinnützigen Organisationen gut mit Salesforce mithalten kann, allerdings nicht, wenn es um Marketing geht. Wir sind kein Milliardenunternehmen, das von großen Investoren unterstützt wird und Rechenschaft gegenüber Aktionären ablegen muss. Wir sind Hunderte von Organisationen, die zusammenarbeiten. Einige sind Organisationen, die CiviCRM nutzen, andere sind professionelle Partnerdienstleister, wieder andere sind Freiwillige. Wir verfügen über einige bescheidene Finanzierungsquellen, unter anderem von Partnern, Spendern und Zahlungsanbietern. Der Großteil des Geldes fließt in die Entwicklung, nicht in das Marketing. Wie die meisten gemeinnützigen Organisationen möchten wir, dass Ihr Geld die größtmögliche Wirkung erzielt.

Für viele gemeinnützige Organisationen kann CiviCRM den Großteil der täglichen Anforderungen in den Bereichen CRM, Fundraising, Mitglieder- und Veranstaltungsmanagement zu einem Bruchteil der Gesamtkosten einer Salesforce-basierten Lösung abdecken. Die Zusammenarbeit mag zwar länger dauern, aber gemeinsam kommen wir weiter. Während viele Start-ups gekommen und gegangen sind, ist CiviCRM auch 20 Jahre später noch da und innovativ.

Außerdem sind wir schonungslos ehrlich. Hat CiviCRM die beste Benutzeroberfläche? Vielleicht nicht, aber sie wurde auf der Grundlage tatsächlicher Nutzerfeedbacks entwickelt. Organisationen sollten sich bewusst sein, dass proprietäre Plattformen Wechselkosten verursachen können, die zukünftige Migrationen erschweren. KI sollte beispielsweise optional sein und von Ihrer Organisationkontrolliert werden.

Die Budgetplanung kann sich als schwierig erweisen, da die Kosten oft von einer Kombination aus Nutzerzahlen, Produkten, Add-ons und Anwendungen von Drittanbietern abhängen. Wenn Unternehmen wachsen oder zusätzliche Funktionen einführen, können die Kosten in einer Weise steigen, die bei der ursprünglichen Anschaffung schwer vorherzusagen ist. Sollte Ihr Unternehmen ein schlechtes Jahr haben, könnte es vor der schwierigen Entscheidung stehen, den Zugriff auf Ihre Daten einzustellen.

Zusätzlich zu den Lizenz- und Hosting-Gebühren benötigen Sie Berater. Man mag Ihnen zwar versichern, dass Sie diese nicht benötigen, aber Sie werden sie brauchen. Es handelt sich um eine komplexe Plattform, die sich ständig weiterentwickelt. Selbst wenn es einige „No-Code“-Komponenten gibt, sind diese komplex und erfordern entweder Schulungen oder Berater.

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass Salesforce für gemeinnützige Organisationen kostenlos ist. Zwar bieten die frühere Non-Profit-Lösung von Salesforce, das NPSP (Nonprofit Success Pack), und die aktuelle Lösung NPC (Nonprofit Cloud) 10 kostenlose Lizenzen an, doch im Gegensatz zu CiviCRM können Sie ohne zusätzliche Tools keine Online-Spenden, Mitgliedschaften oder Veranstaltungsanmeldungen entgegennehmen. Dies erhöht die Komplexität und die Kosten, da all diese Zusatztools entweder Abonnementkosten oder höhere Transaktionsgebühren verursachen.

Insgesamt wird man Ihnen, wenn Sie mit Salesforce zu kämpfen haben, sagen, dass Sie mehr investieren müssen. Diese oder jene Komponente wird helfen, gegen Aufpreis. Es wird zu einem Dilemma der versunkenen Kosten. Soll man weiter Geld hineinstecken, in der Hoffnung, dass es irgendwann funktioniert oder die Verluste begrenzen?

Salesforce bietet äußerst detaillierte Berechtigungen und ein umfangreiches Ökosystem an Integrationen von Drittanbietern. Diese Flexibilität ist zwar sehr leistungsstark, kann jedoch auch die administrative Komplexität erhöhen. Für Unternehmen ohne entsprechendes Fachwissen kann es eine Herausforderung darstellen, Zugriffskontrollen und Integrationen konsequent zu überprüfen.

Als beispielsweise im Jahr 2025 ein Datenleck mehr als 40 Salesforce-Kunden betraf , von AirFrance-KLM über Home Depot bis hin zu IKEA, gab Salesforce seinen Kunden die Schuld und nicht der Komplexität seiner Systeme. (siehe: Artikel bei  TechCrunch und Analyse auf Fortra.com)

Es gibt zudem Bedenken darüber, wie Salesforce Kundendaten zum Trainieren von Einstein und Agentforce verwendet. Salesforce hat zwar eine FAQ veröffentlicht, die auf diese Bedenken eingeht, doch die Details sind im Kleingedruckten versteckt und die Untertitel sind etwas irreführend.

Über Vorfälle auf Anbieterebene hinaus ist auch die Sicherheit der Software selbst zu berücksichtigen. Proprietäre Software erhält in der Regel regelmäßige Updates für „allgemeine Wartungs- und Stabilitätskorrekturen“. CiviCRM verfolgt einen anderen Ansatz und veröffentlicht detaillierte Sicherheitsberichte. Ob dies sicherer oder unsicherer ist als proprietäre Software, ist umstritten, die Transparenz hingegen nicht. Sie und Ihr Softwareanbieter haben ein besseres Verständnis und eine bessere Kontrolle über die Auswirkungen auf Ihre Daten. Darüber hinaus reduziert CiviCRM Standalone (eine Version, die ohne separates CMS läuft) Ihre Angriffsfläche, indem es Ihren Software-Stack einfach hält.

Wer kontrolliert eigentlich Ihre Spenderdaten? Diese Frage stellen sich die meisten gemeinnützigen Organisationen erst, wenn es schon zu spät ist. Die Wahl des richtigen CRM-Systems ist nicht nur eine technische Entscheidung. Es geht um die organisatorische Souveränität.

Ist CiviCRM da anders? Darauf können Sie wetten. Mit CiviCRM gehören Ihre Daten Ihnen. Sie können sie hosten, wo immer Sie wollen, und Sie bestimmen, wer darauf zugreifen darf. Kein Profi? Kein Problem! Wir verfügen über ein breites Spektrum an Experten, von denen viele in Ihrem Land ansässig sind – sei es in den Vereinigten Staaten, in Europa oder anderswo. Außerdem investieren Sie vor Ort in Ihre lokale Wirtschaft, in lokale Fachkräfte und in eine Gemeinschaft, deren Interessen und Werte wahrscheinlich besser mit Ihren übereinstimmen.

Große Technologieunternehmen gewinnen in Debatten über die öffentliche Politik zunehmend an Einfluss, und ihre Führungskräfte sorgen oft mit politischen Äußerungen für Schlagzeilen. Unabhängig davon, ob Sie diese Ansichten teilen oder nicht, macht dies deutlich: Wenn kritische Infrastruktur von einem einzigen Anbieter abhängt, ist Ihre Organisation letztendlich von Entscheidungen und Prioritäten betroffen, auf die sie keinen Einfluss hat. (siehe: Artikel auf TheVerge)

Salesforce mag für manche Organisationen die richtige Wahl sein. Bevor Sie sich jedoch festlegen, sollten Sie sich über die langfristigen Kosten, Abhängigkeiten und Auswirkungen auf die Unternehmensführung im Klaren sein. Ein CRM ist nicht nur eine Software. Es wird Teil der Infrastruktur Ihrer Organisation. Die Entscheidung, die Sie heute treffen, kann Ihre Abläufe, Ihr Budget und Ihre Flexibilität für das nächste Jahrzehnt prägen.
Wenn Sie sich für CiviCRM entscheiden, kaufen Sie nicht einfach nur ein Produkt  und Sie sind auch nicht das Produkt. Sie treten einer Community bei, die die Software, auf die sie sich stützt, gemeinsam entwickelt und verwaltet. Sie können Code beisteuern, einen lokalen Partner beauftragen oder einfach selbst entscheiden, wo Ihre Daten gespeichert werden. Sie sind Teil von etwas, das für Menschen geschaffen wurde, nicht für Aktionäre.