Da gestão manual a um processo de checkout simplificado
O Desafio
A organização ofereceu cinco tipos distintos de associação: Individual, Estudante, Início de Carreira, Aposentado e Organizacional. Cada um vinha com sua própria estrutura de preços, regras e variações de desconto. Além destes, havia 16 Grupos de Interesse Especial (SIGs), aos quais os membros poderiam aderir mediante uma taxa adicional.
Os SIGs não estavam totalmente integrados à estrutura de associação. Em vez disso, dependiam de campos de dados personalizados. A equipe tinha que inserir manualmente as datas de término. O acompanhamento das renovações exigia atenção e tempo.
Havia também o desafio das compras organizacionais. Se uma pessoa de uma universidade ou instituição quisesse comprar múltiplas associações para colegas, não havia uma maneira simples de fazer tudo de uma vez. Cada associação tinha que ser processada separadamente. Cada fatura gerada individualmente. Cada pagamento tratado um a um.
Os eventos tinham restrições semelhantes. O registro era limitado a nove pessoas por transação, e os dados de cada participante precisavam ser inseridos manualmente. Para grandes organizações, isso era frustrante e demorado.
A Solução
A introdução do recurso de Carrinho de Compras mudou tudo.
Originalmente projetado para permitir que um representante organizacional comprasse múltiplas associações em uma única transação, evoluiu para algo muito mais poderoso.
Construído usando FormBuilder e SearchKit, o novo sistema permite que os usuários adicionem itens a um carrinho, assim como em uma loja online.
Agora, um representante poderia:
- Selecionar múltiplos indivíduos
- Atribuir a cada um o tipo de associação apropriado
- Adicionar SIGs quando necessário
- Incluir doações, se desejado
- Aplicar códigos de desconto
- Gerar uma única fatura
- Concluir um único pagamento
O que antes exigia processos manuais repetidos agora poderia ser concluído em uma única transação.
A Solução, próximos passos:
Ao mesmo tempo, os próprios SIGs foram reconstruídos. Em vez de existirem como campos personalizados gerenciados manualmente, os SIGs foram reconstruídos como tipos de associação por direito próprio.
Essa simples mudança estrutural teve um efeito profundo. MJW criou um novo portal de usuários para todos os usuários do site da IATEFL, desde usuários apenas registrados até contatos de associações organizacionais. O portal expande suas opções à medida que o contato aumenta seu nível de associação.
Por exemplo, um indivíduo pode se tornar o contato principal de uma organização:
- Ele então poderá atualizar os detalhes da organização
- Adicionar novos funcionários, remover antigos
- Comprar associações e SIGs para seus funcionários
O carrinho de compras também introduziu automação que nunca existiu antes.
Quando quatro ou mais associações são adicionadas ao carrinho, o sistema aplica automaticamente um desconto de 20%. Sem verificação manual. Sem cálculos. Sem risco de inconsistência.
Pela primeira vez, a lógica de compras em massa tornou-se incorporada ao próprio sistema.
Stripe Checkout usando o Formbuilder Payments:
Ou uma Página de Contribuição:
Solicitações para pagamento se estiver pendente…
A solução utiliza Form Builder, páginas de menu do WordPress, tabelas de listagem do Search Kit e regras do CiviCRM (CiviRules) para automação e mensagens. O próprio carrinho de compras é uma grade do Search Kit com uma ação “adicionar ao carrinho”, e inclui recursos para inserir códigos de desconto, visualizar itens, gerar faturas e processar pagamentos via opções como “Pagar por e-mail” ou checkout pelo Stripe.
O Impacto/Resultado Final & Facilitação do Carrinho de Compras:
A organização gerenciava anteriormente cinco tipos de associação separados e 16 Grupos de Interesse Especial (SIGs) por meio de um sistema amplamente manual e fragmentado. Os SIGs dependiam de campos personalizados com datas de término inseridas manualmente, as renovações exigiam supervisão próxima da equipe, e as compras organizacionais precisavam ser processadas uma associação, fatura e pagamento de cada vez. Os registros de eventos eram igualmente restritivos, limitados a nove participantes por transação e exigindo entrada manual de dados.
A introdução de um sistema de Carrinho de Compras transformou esse processo. Construído usando Form Builder e Search Kit, permite que representantes selecionem múltiplos indivíduos, atribuam tipos de associação, adicionem SIGs e doações, apliquem códigos de desconto e concluam tudo por meio de uma única fatura e pagamento. Os SIGs foram reestruturados como tipos de associação, melhorando automação e relatórios, e a lógica de compras em massa foi incorporada ao sistema com descontos automáticos aplicados quando os limites são atingidos.
A solução também removeu limites nos registros de eventos, permitindo que grandes organizações registrassem equipes inteiras em uma única transação.
No geral, o novo sistema substituiu processos manuais repetitivos por uma abordagem integrada, automatizada e escalável para associações e eventos.
