O que significa «Parceiro» no mundo do CiviCRM…

Fazer parceria ou não fazer parceria, eis a questão… A parceria tem muitos significados, seja uma parceria profissional, romântica, familiar ou empresarial. Mas uma questão que surge repetidamente nas chamadas com os Embaixadores e nas reuniões com novos clientes é: o que significa, na verdade, trabalhar com um Parceiro CiviCRM?

Se estiver a analisar isto da perspetiva de alguém que deseja trabalhar com o CiviCRM, utilizá-lo para a sua instituição de caridade, organização sem fins lucrativos ou pequena empresa, talvez já tenha alguma noção de que utilizar software de código aberto significa utilizar algo que é gratuito. No entanto, é tão gratuito como um gatinho, como alguém disse uma vez: o gatinho precisa de ser alimentado e cuidado, e esse é o papel do parceiro no seu CiviCRM.

O que é fantástico num Parceiro é que ele consegue adaptar-se a qualquer tipo de cenário e fazer com que o CiviCRM funcione na sua situação. Essencialmente, trata-se de um serviço personalizado que requer competência e experiência — é como o seu veterinário com o gatinho.

Podes estar a começar do zero, podes já estar a utilizar o CiviCRM mas não de forma eficiente e precisar de aconselhamento, ou podes querer migrar do teu conjunto atual de folhas de cálculo, CRM de gestão de doadores ou outras ferramentas desconexas. Podes precisar de um sistema personalizado que, até agora, talvez só existisse na tua cabeça e que, atualmente, se traduz na utilização de muitas folhas de cálculo, e precisas de consolidar tudo isso para obter clareza sobre os dados dos teus constituintes.

• Os Parceiros irão precisar de uma reunião inicial que poderá incluir um questionário; isto permite-lhes compreender a dimensão do seu sistema, para que o utiliza e o que pretende fazer, o que também os ajudará a começar a pensar na definição de preços. Poderá necessitar de uma personalização mais aprofundada ou de utilizar funcionalidades prontas a utilizar.
• Depois de realizarem a reunião inicial e de terem uma compreensão clara de como pretende utilizar o sistema, poderão elaborar uma proposta para si, indicando as várias fases e os custos preliminares.

Esta fase é essencial para qualquer projeto e dá ao Parceiro tempo para avaliar de forma eficaz as necessidades da sua organização e, caso já disponha de um sistema, identificar o que está a funcionar ou não no seu sistema atual.

Uma fase de descoberta pode demorar entre uma semana e um mês para determinar o que é melhor. Pode fazer parte do processo de vendas ou ser uma descoberta paga, sendo que esta última envolve a organização de uma demonstração, a realização de entrevistas com utilizadores e o mapeamento de requisitos funcionais para resultados concretos. O resultado: um roteiro para o sucesso!

A fase de descoberta não pode ser ignorada; uma reflexão cuidadosa e um planeamento dos resultados pretendidos determinarão o âmbito, os prazos das próximas fases e o custo.

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Dependendo da dimensão da sua organização, esta fase deve ser dividida em etapas. Isso pode incluir colocar o seu CiviCRM a funcionar rapidamente com funcionalidades prontas a usar, através de:

• Importação dos dados de que já dispõe
• Criação de formulários, sejam eles complexos ou simples
• Configuração do Portal de Membros
• Poderá ter algumas necessidades muito específicas, como a integração com o WhatsApp para os eventos dos seus membros. Muitos dos Parceiros têm contribuído para o desenvolvimento e manutenção das extensões que pretende utilizar, o que significa que está a recorrer a especialistas para implementar de forma eficaz o que eles criaram; uma verdadeira vantagem do código aberto.
• Formação para se sentir à vontade com as opções de configuração e as tarefas diárias, para que todos utilizem o seu sistema de forma eficiente.

Trata-se do cuidado com o «gatinho»; o alojamento significa que todos os seus dados são mantidos em segurança, protegidos e atualizados à medida que são lançadas versões de segurança (2 a 4 vezes por ano). Inclui a monitorização do site, para o caso de ficar offline, e a gestão de e-mails em massa. O custo do alojamento depende da carga de trabalho que o seu CiviCRM suporta.

Com o passar do tempo, poderá decidir que tem novas necessidades; o gatinho transforma-se num gato e tem uma ninhada de gatinhos. Isto é também algo em que o seu Parceiro o pode ajudar, e a evolução do seu CiviCRM acompanha essa mudança.

O que é fantástico nas parcerias, seja qual for a sua forma, é que podem mudar e são flexíveis. Se não estiver com o parceiro certo, pode mudar, basta levar os seus dados consigo.

Abaixo encontram-se os diferentes critérios de seleção de Parceiros:

• Por país, o que ajuda a compreender a sua língua e cultura (a forma como faz negócios).

• Por tipo de parceiro (a dimensão do parceiro determinará se este pode dar resposta às suas necessidades); poderá ter um gatinho Munchkin ou um grande gato Maine Coon.

• Por Spark – poderá utilizar a instância do CiviCRM Spark e precisar apenas de apoio para efetuar as suas importações e garantir que todos os seus formulários funcionam como deveriam.

• Por CiviAcademy – um recurso sólido para formação interna ou aprendizagem contínua sobre componentes/ferramentas comuns que pode utilizar no CiviCRM. Alguns Parceiros oferecem isto gratuitamente como parte da utilização dos seus serviços.

Agência

As agências CiviCRM são os maiores prestadores de serviços e contam normalmente com vários programadores e implementadores na equipa. Reúnem competências diversificadas para prestar uma gama completa de serviços relacionados com o CiviCRM a organizações de maior dimensão. Possuem a capacidade e a estrutura necessárias para apoiar os projetos mais complexos e de grande escala.

Implementador

Os implementadores do CiviCRM são, normalmente, organizações de média dimensão com ampla experiência. Estão bem preparados para gerir simultaneamente tanto implementações de menor dimensão como projetos complexos. Os implementadores também podem expandir a sua capacidade de forma eficiente através da colaboração com outros parceiros, o que os torna flexíveis e adaptáveis às necessidades em evolução dos projetos.

Profissional

Os profissionais do CiviCRM são prestadores de serviços de menor dimensão, com competências especializadas e ofertas de serviços específicas. Prestam apoio altamente personalizado e são ideais para organizações com necessidades claramente definidas e projetos de menor dimensão.

Todos são especialistas em CiviCRM!

Por exemplo: pode ter um pequeno projeto ou instituição de caridade e querer utilizar a integração com o WhatsApp para os seus eventos, uma vez que considera isso essencial. Pode procurar um parceiro que seja um implementador e um programador ativo para o ajudar a pôr essa integração essencial a funcionar para si.

Em suma, para fazer crescer o seu «gatinho» e cuidar dele, é fantástico que existam tantas parcerias diferentes que podem apoiá-lo nas suas necessidades relacionadas com o CiviCRM e ajudar a sua organização a crescer.