Effizientes Fördermittelmanagement mit CiviCRM
Stiftungen und anderen Organisationen, die Fördermittel verteilen, arbeiten im Kerngeschäft mit der Entgegennahme, Prüfung und Bewilligung von Anträgen, der Auszahlung von Mitteln und der Bearbeitung von Verwendungsnachweisen.
Das ganze ist mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden, sowohl für die Förderorganisation als auch für die antragstellenden Institutionen. Daher ist eine leistungsfähige Lösung für die Digitalisierung und Prozessunterstützung dringend notwendig – am besten natürlich Open Source!
Für Arbeit und Leben haben wir eine hochflexible Softwarelösung entwickelt, die CiviCRM und Drupal kombiniert, um den gesamten Fördermittelprozess zu optimieren – von der Antragstellung über die Prüfung und Bewilligung bis hin zum Verwendungsnachweis.
Herausforderung: Antragsmanagement für komplexe Organisationen
Um das breite Angebot von Bildungs- und Beratungsangeboten zu realisieren, verwaltet Arbeit und Leben Fördergelder für ihre Landesarbeitsgemeinschaften. Mit über 120 lokalen und regionalen Organisationen ist Arbeit und Leben bundesweit präsent.
Dahinter steckt eine beeindruckender Verwaltungsleistung: Täglich gehen Fördermittelanträge beim Dachverband ein, die fachlich und rechnerisch geprüft und bewilligt werden. Die Prüfung erfolgt in Abstimmung zwischen Antragsteller*innen und Sachbearbeiter*innen. Nach der Bewilligung eines Antrags wird der Mittelabruf erstellt und die Zahlungsanweisung veranlasst, die schließlich durch den Verwendungsnachweis bestätigt wird.
Durch den Prozess entstehen viele wiederkehrende Arbeitsaufwände. Allerdings gibt es genug Ausnahmen, die eine Automatisierung erschweren: Komplexe Förderprogramme und Sonderfälle, bei denen das Erfahrungswissen und die Expertise der Sachbearbeiter*innen gefragt sind. Daher wird eine Lösung benötigt, die nachhaltig den Verwaltungsaufwand reduziert, dabei aber flexibel, konfigurierbar und erweiterbar bleibt, um den spezifischen Anforderungen von Arbeit und Leben gerecht zu werden.
Lösung & Umsetzung: Ein hochflexibles Framework
Gemeinsam mit Arbeit und Leben und einer Förderung durch die Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt (DSEE) haben wir eines unserer ambitioniertesten Software-Projekte umgesetzt: das erste CiviCRM-Förderantragsportal. Diese Lösung verbindet leistungsfähige CiviCRM-Erweiterungen für umfassendes Förderantragsmanagement mit einem Drupal-Webportal für eine unkomplizierte digitale Antragstellung.
Die Prüfer*innen und Admins des AuL-Dachverbands arbeiten vor allem in CiviCRM. Die Funding Extension bietet neue Funktionen für ein effizientes Fördermittelmanagement. Sie ermöglicht es, Förderprogramme und Budgets zu verwalten, Berechtigungen zu definieren, eingehende Anträge zu bearbeiten und alle antragsbezogenen Aktivitäten zentral zu verfolgen.
Durch die hohe Konfigurierbarkeit von CiviCRM konnte Arbeit und Leben ihre organisationsspezifischen Anforderungen an den Prüfungsprozess umsetzen. Selbstverständlich steht auch der gesamte reguläre Funktionsumfang von CiviCRM zur Verfügung.
Für die Antragsteller*innen wurde ein Portal an CiviCRM angebunden, in dem sie programmspezifische Antragsformulare digital ausfüllen und einreichen können. Sie erhalten einen Überblick über den Status ihrer Antragsverfahren und können nach der Genehmigung Weiterleitungsverträge herunterladen, Verwendungsnachweise erstellen und Belege online erfassen.
Dieses Frontend wurde mit dem Open-Source CMS Drupal realisiert. Die Drupal-Bordmittel und unsere neu entwickelten Module bieten einen flexiblen Baukasten, mit dem wir erweiterte Portalfunktionen umsetzen konnten. So kann Arbeit und Leben beispielsweise eine FAQ-Seite über Fördermöglichkeiten bereitstellen oder Self-Service-Funktionen für die Antragsteller*innen anbieten. Durch ein Custom Theme fügt sich das Webportal nahtlos in das bestehende Corporate Design ein.
Relevante Erweiterungen & Tools
Im Rahmen des Projekts haben wir die folgenden Erweiterungen und Module neu- und weiterentwickelt, angepasst oder integriert (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):
- funding (CiviCRM-Erweiterung)
- civiremote_funding (Drupal-Modul)
- drupal-json_forms (Drupal-Modul)
- Opis JSON Schema + opis-json-schema-ext (PHP Packages)
- Symfony ExpressionLanguage + expression-language-ext (PHP Packages)
- external-file (CiviCRM-Erweiterung)
- civiremote + cmrf + de.systopia.xcm + de.systopia.identitytracker (Werkzeuge zur Verbindung von Drupal-Portalumgebungen)
- de.systopia.civioffice (mit neuen Entwicklungsschnittstellen versehen)
Ergebnis: Besseres Antragsmanagement – für alle!
Das entstandene Förderantragsportal erleichtert den Arbeitsalltag aller Beteiligten:
- Der Bundesarbeitskreis Arbeit und Leben investiert in eine sichere und solide technische Infrastruktur, über die sie volle Kontrolle haben. Das System veraltet nicht, sondern wächst mit der Organisation.
- Sachbearbeiter*innen in der Fördermittelvergabe wird unnötige Verwaltungslast abgenommen, so dass sie sich verstärkt auf ihre inhaltliche Arbeit konzentrieren können.
- Die Mitarbeiter*innen der 120 Landesarbeitsgemeinschaften profitieren von einer effizienten und transparenten Antragstellung. Ihr Zugang zu Fördermitteln ist Grundlage für die Realisierung ihrer Projekte und damit ein wichtiger Beitrag zur politischen und sozialen Bildungsarbeit.
Nebenbei ist eine Softwarelösung entstanden, von der das gesamte Stiftungswesen profitieren kann. Denn das technische Framework ist für alle! Da wir unsere Softwareprodukte generisch entwickeln unter freier Lizenz veröffentlichen, eröffnen sich zahlreiche Anschlussmöglichkeiten für Anwendung, Konfiguration und Weiterentwicklung.
Summary
SYSTOP und Arbeit und Leben e.V. haben ein hochflexibles Förderantragsportal entwickelt, das auf CiviCRM und Drupal basiert. Es digitalisiert den gesamten Förderprozess von der Antragstellung bis hin zur Mittelbewilligung und zum Verwendungsnachweis. Diese Open-Source-Lösung reduziert Verwaltungsaufwände, bleibt dabei aber erweiterbar und anpassbar, um die spezifischen Anforderungen der Organisationen zu erfüllen.
